Anagrafica ditta WEB

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1. Funzionalità e Accesso

L’anagrafica delle ditte consente di inserire e gestire i dati anagrafici, fiscali e contabili relativi a tutti i soggetti per i quali vengono utilizzate le applicazioni web.

L’inserimento accurato di questi dati è fondamentale per garantire una corretta operatività all’interno delle varie funzionalità del sistema e assicurare il corretto flusso delle informazioni tra i moduli gestionali.

La maschera di anagrafica ditta è accessibile dalla maggior parte delle gestioni web, semplicemente cliccando sul pulsante “Anagrafica Ditte”, posizionato in alto a sinistra dell’interfaccia.

La gestione dell’anagrafica si presenta suddivisa in due aree principali:

• 📋 Parte sinistra:
  Visualizza l’elenco di tutte le ditte inserite nel sistema. Da qui è possibile selezionare rapidamente il soggetto da consultare o modificare.
• 📝 Parte destra:
  Mostra i dettagli completi della ditta selezionata, suddivisi per sezioni (dati anagrafici, dati fiscali/contabilità, Iscrizioni, Soci, Amm. e Odc, Contatti e Documenti e Banca).

2. Funzioni generali

2.1. Colorazione dei Campi in Anagrafica Ditta

Durante la compilazione dell’anagrafica, i campi si presentano con colorazioni differenti per guidare l’utente sul tipo di azione richiesta.
Inoltre, i dati richiesti possono variare in base alla tipologia del soggetto (persona fisica o giuridica).

Campi Gialli – Inserimento Manuale

•  : devono essere compilati digitando manualmente l’informazione richiesta.

Campi Verdi – Selezione Guidata

•  : sono seguiti da un pulsante di selezione (ad esempio  ). Cliccando sul tasto si può accedere all’elenco delle informazioni che possono essere inserite. Oppure digitando i primi caratteri, si apre un elenco di suggerimenti da cui è possibile selezionare un valore.

Campi Azzurri – Compilati Automaticamente

•  : sono compilati in automatico dalla procedura e non possono essere variati dall’utente.

Campi Grigi – Non Compilabili

• : disabilitato per il tipo soggetto.

Campi Rossi – Obbligatori al Salvataggio

•  : il valore previsto deve essere inserito obbligatoriamente.
  Se non compilato, non sarà possibile procedere con il salvataggio dell’anagrafica.

Nel caso in cui una sezione non sia compilata con tutti i dati richiesti, il simbolo  sarà presente accanto al nome della sezione stessa.

2.2. Inserimento di una nuova anagrafica

Per inserire una nuova anagrafica è necessario cliccare il pulsante  .

Al click su tale pulsante sarà abilitato il campo “Codice ditta”: il codice della ditta può essere numerico o alfanumerico e deve avere minimo 1 carattere ed un massimo di 6.

Vengono quindi evidenziati con i campi   i dati da compilare obbligatoriamente. Nel caso in cui una sezione non sia compilata con tutti i dati richiesti, il simbolo  sarà presente accanto al nome della sezione stessa.

Se in chiave di licenza sono disponibili sia abilitazioni di fattura che di revisione, è necessario scegliere n presenza il tipo di anagrafica da inserire:

NB: L’utente Master non può creare nuove anagrafiche direttamente dalla piattaforma web.

La procedura corretta richiede l’utilizzo del software locale:

Creazione: Effettuare il caricamento della nuova anagrafica esclusivamente dal software GB in locale.

Sincronizzazione: Una volta creata l’anagrafica, abilitare le applicazioni web desiderate (sempre dal software GB).

L’abilitazione avvierà il trasferimento dei dati, rendendo l’anagrafica disponibile sulla piattaforma web.

3. Elenco delle ditte

Nell’elenco delle ditte presenti in anagrafica vengono visualizzati i seguenti dati principali:

• il codice della ditta;
• il Titolo;
• il cognome ⁽schema XML campo 1.2.1.3.3⁾ / la ragione sociale ⁽schema XML campo 1.2.1.3.1⁾;
• il nome ⁽schema XML campo 1.2.1.3.2⁾;
• il codice fiscale ⁽schema XML campo 1.2.1.2⁾
• la partita iva ⁽schema XML campo 1.2.1.1.2⁾;

Selezionando una ditta dall’elenco a sinistra, nella parte destra della schermata verranno visualizzati tutti i dati anagrafici, fiscali e contabili relativi alla ditta selezionata.

Questa sezione consente la consultazione, la modifica e l’integrazione dei dati del soggetto, risultando fondamentale per la corretta gestione delle funzionalità presenti nelle varie applicazioni web.

E’ possibile cliccare sul tasto   per nascondere tale lista e vedere soltanto i dati della ditta.

In fondo alla lista delle ditte sono disponibili diverse opzioni per agevolare la consultazione e la personalizzazione dell’elenco:

1. Navigazione tra le pagine: tramite i pulsanti di scorrimento è possibile passare da una pagina all’altra dell’elenco ditte.
2. Numero di righe visualizzate per pagina: è possibile selezionare il numero di ditte da mostrare per ciascuna pagina (es. 20 50, 100…).
3. Gestione colonne: tramite un’apposita funzione è possibile selezionare o deselezionare le colonne da visualizzare nell’elenco, in base alle proprie preferenze o necessità operative.

4. Dati della ditta

La parte destra della maschera anagrafica mostra nel dettaglio le informazioni relative alla ditta selezionata.
Questa area è suddivisa in 6 sezioni tematiche, ciascuna dedicata a un ambito specifico:

1. Dati Anagrafici
   Contiene le informazioni identificative della ditta, come denominazione, codice fiscale, partita IVA, sede legale e altre informazioni generali.
2. Dati Fiscali/Contabilità
   Comprende i dati relativi al codice attività, regime contabile, stato giuridico e altre informazioni di natura tributaria.
3. Iscrizioni
   Permette di gestire l’iscrizione ad albi professionali, registro imprese, REA, CCIAA, e di specificare le aliquote della gestione separata o cassa professionale.
4. Soci, Amministratori e Organi di Controllo (Odc)
   Sezione dedicata all’inserimento dei soci, degli amministratori e di eventuali organi di controllo o revisori legali.
5. Contatti e Documenti
   Area per l’inserimento dei recapiti (telefono, e-mail, PEC), sito web e caricamento Logo della ditta.
6. Banca
   Consente la gestione delle coordinate bancarie, con la possibilità di inserire uno o più conti da utilizzare per pagamenti e incassi.

 

4.1. Dati Anagrafici

Di seguito sono riportate le tre sezioni che compongono i dati anagrafici

4.1.1. Tipo anagrafica

Nel caso in cui la chiave di licenza preveda sia il modulo Fattura che Revisione/Vigilanza/Crisi, durante la creazione della ditta, al click su “Nuovo”, è necessario definire la tipologia di anagrafica.

Questa selezione è fondamentale per attivare correttamente le funzionalità specifiche dei moduli associati alla ditta;

In base alla tipologia scelta, verranno resi disponibili diversi campi e configurazioni nelle sezioni successive dell’anagrafica.

Per le applicazioni Revisione, Vigilanza e Crisi, una volta completata la compilazione dei dati dell’anagrafica, diventa disponibile il pulsante “Abilita anni”.

Al clic, si apre una maschera che consente di:

• Visualizzare gli anni disponibili per Revisione/Vigilanza/Crisi, così come abilitati dalla chiave di licenza suddivisi in tre tab;
• Consultare in modo dettagliato per ogni anno:
• la versione Demo
• Il numero totale di licenze abilitate;
• Il numero di licenze ancora rimanenti
• Il numero di licenze acquistate.

Questa operazione è indispensabile per poter iniziare a lavorare sulle annualità di competenza per ciascuna area applicativa.

Inoltre, per la Revisione, è possibile abilitare ulteriori moduli aggiuntivi come:

• la gestione della qualità;
• Il responsabile dell’esame.

Per farlo cliccare su . Si accede alla maschera di “Gestione Licenza” dove si potrà procedere all’abilitazione.

NB: L’utente master non può procedere con l’abilitazione degli anni direttamente da questa maschera. L’operazione deve essere effettuata esclusivamente dal software GB, accedendo alla sezione “Applicazioni” e cliccando sull’anno dell’applicazione che si desidera abilitare.

Invece, potrà gestire da qui l’abilitazione dei moduli aggiuntivi.

4.1.2. Dati anagrafici

Codice Ditta: può essere numerico o alfanumerico e deve avere un massimo di 6 caratteri. 

Codice Fiscale: campo obbligatorio;

In base al valore inserito, il sistema in automatico inserisce:

• Se codice fiscale alfanumerico, tipo soggetto Persona fisica Privata e attiva i campi del cognome e nome;
• se codice fiscale numerico, tipo soggetto NON Privato e attiva il campo della Ragione Sociale.

Partita Iva: campo facoltativo; Inserendo il valore, se presente codice fiscale alfanumerico, il tipo soggetto viene modificato in automatico con Persona Fisca con P.iva;

Titolo: titolo onorifico, viene disabilitato in caso di società, ovvero codice fiscale numerico;

Cognome/Ragione Sociale: visibile in base al tipo soggetto, indicare la ragione sociale, in caso di società, oppure il cognome della persona fisica;

Nome: viene disabilitato in presenza di un codice fiscale numerico;

4.1.3. Indirizzo

È possibile inserire più indirizzi all’interno dell’anagrafica. Tuttavia, è obbligatorio che almeno uno di questi venga identificato con il tipo sede “Residenza/Sede legale”, dove dovrà essere indicata la residenza nel caso di persona fisica, oppure la sede legale nel caso di una società.

La sezione è composta da:

Nome indirizzo: cliccando sull’icona della matita è possibile modificare il nome predefinito “Sede 1” assegnato dal software, personalizzandolo secondo le proprie esigenze.

Tipo sede: al momento della creazione di una nuova anagrafica, il campo viene compilato automaticamente con la dicitura “Residenza/Sede legale”. Tuttavia, è possibile modificare questa impostazione cliccando sull’apposito pulsante e scegliendo un’altra tipologia tra quelle disponibili:

• Domicilio Fiscale
• Sede operativa
• Sede amministrativa
• Unica Sede
• Cantiere
• Filiale
• Magazzino
• Punto vendita

Oppure digitando i primi caratteri nel campo e selezionando il valore dall’elenco di suggerimenti;

Sede Italiana o Estera: in base a dove è posto il check si attivano campi differenti:

• se è italiana, è necessario indicare:
  • Tipo Indirizzo: cliccando il pulsante   si accede all’elenco delle tipologie dove si deve indicare via, piazza, viale…;
  • Indirizzo;
  • Numero civico;
  • Frazione;
  • Comune: cliccando il pulsante   si apre l’elenco dei comuni italiani. Effettuare doppio click sopra il comune di interesse per riportarlo nel campo dell’anagrafica. La compilazione di tale campo può avvenire anche digitando i primi caratteri, e selezionando il valore dall’elenco di suggerimenti;

In automatico la procedura compilerà i successivi campi:

• • Cap: nel caso in cui sia necessario indicare un CAP diverso da quello proposto in automatico dal software si deve procedere nel seguente modo:
    • cliccare il pulsante   posto a fianco. Si accede alla lista dei Cap precaricati per quel comune. Per inserire uno nuovo CAP cliccare . Si abilitano il pulsante Nuovo e Salva e il rigo da input per l’inserimento. Una volta compilato il dato salvare. Per scaricarlo selezionarlo e cliccare su .
    • Provincia;
    • Regione;

• se è Estera, è necessario indicare:
  • C.F. estero: il codice fiscale estero del contribuente;
  • Stato estero: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri;
  • Stato federato;
  • Loc. di residenza;
  • Indirizzo;
  • Nazionalità: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri tra:
    • Estera
    • Italiana
    • Italiana ed Estera;
  • Modalità operativa in Italia: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri tra:
    • Identificazione diretta
    • Rappresentante Fiscale
    • Stabile organizzazione;

4.1.4. Tipo soggetto

Compilato in automatico nel caso in cui si inserisce:

• codice fiscale alfanumerico e partita iva vuoto = persona fisica privato
• codice fiscale alfanumerico e partita iva = persona fisica con P.iva

Da compilare quando:

• codice fiscale e/o partita iva numerici indicando uno trai i seguenti valori:
  • Società di persone
  • Società di Capitali
  • Enc
  • Ets commerciale
  • Ets non commerciale

La compilazione di tale campo è obbligatoria per poter andare a compilare la successiva sezione Dati fiscali/contabilità.

4.2. Dati Fiscali/Contabilità

In questa sezione è necessario indicare i dati fiscali e contabili della ditta che sono fondamentali per il corretto funzionamento delle applicazioni che si andranno ad utilizzare.

4.2.1. Attività

Nella prima parte della sezione “Attività” è necessario specificare il codice attività / i codici attività della ditta nonché il relativo regime contabile e periodicità Iva.

Codice attività: per inserirlo è necessario cliccare il pulsante  da cui si aprirà l’elenco dei codici ATECO25, nelle situazioni dal 2024 in poi. Si aprirà l’elenco degli ATECO07 nelle situazioni precedenti al 2024.

Per scegliere il codice attività è sufficiente ricercarlo ed effettuare doppio click sopra la relativa riga, oppure cliccare il pulsante .

Regime contabile

Per inserire il regime contabile cliccare il pulsante .

Nell’elenco saranno visualizzati solo i regimi contabili compatibili con la tipologia di soggetto.

Ad esempio, in presenza di una società non saranno visualizzati i regimi contabili 7 (minimi) e 15 (forfetari), che possono essere applicati solo da ditte individuali/lavoratori autonomi.

Al click, in presenza di un codice fiscale alfanumerico, è visualizzato il seguente messaggio:

Rispondendo “Sì” si aprirà l’elenco dei regimi contabili disponibili per le attività di lavoratore autonomo.

Rispondendo “No” si aprirà l’elenco dei regimi contabili disponibili per le attività di impesa.

I regimi contabili disponibili sono i seguenti:

Regimi contabili per impresa: 

1. Impresa in contabilità ordinaria

2. Impresa in contabilità semplificata

31. Agricoltura in contabilità ordinaria

32. Agricoltura in contabilità semplificata

98. Società Sportive Dilettantistiche in regime ai sensi della L. 398/1991

Regimi contabili per ente

41. ETS in contabilità ordinaria – bilancio per competenza

42. ETS in contabilità ordinaria – bilancio per cassa

43. ETS in contabilità semplificata – bilancio per competenza

44. ETS in contabilità semplificata – bilancio per cassa

51. Ente Non Commerciale in contabilità ordinaria – bilancio per competenza

52. Ente Non Commerciale in contabilità ordinaria – bilancio per cassa

53. Ente Non Commerciale in contabilità semplificata – bilancio per competenza

54. Ente Non Commerciale in contabilità semplificata – bilancio per cassa

98. Ente Non Commerciale in regime ai sensi della L. 398/1991 – bilancio per competenza

99. Ente Non Commerciale in regime ai sensi della L. 398/1991 – bilancio per cassa

Regimi contabili per professionisti: 

21. Professionista in contabilità ordinaria – Art. 3, comma 2, Dpr 695/96

22. Professionista in contabilità semplificata – Art. 3, comma 1, Dpr 695/96

Contribuenti minimi 

7. Contribuente minimo – (dal 2012 Regime fiscale di vantaggio per l’imprenditoria giovanile e lavoratori in mobilità)

NB. Il regime dei contribuenti minimi è stato “abrogato” con l’introduzione del regime dei contribuenti forfetari nel 2015 tuttavia, chi a quella data era già nel regime può continuare ad applicarlo fino a naturale scadenza.

Contribuenti forfetari 

15.  Regime forfetario disponibile dal 2015

 Regimi agevolati: minimi e forfetari (Reg. 7 e 15) 

Tali regimi sono previsti sia per attività d’impresa che per lavoro autonomo, pertanto, se il soggetto svolge un’attività professionale è necessario apporre il check su “Lavoro autonomo”: in questo modo nella tab “Iscrizioni” sono abilitate le sezioni “INPS Gestione separata”, “Albo ordine di appartenenza” e “cassa professionale”.

Regimi speciali

Il campo del regime speciale è abilitato solo quando il relativo regime contabile lo prevede.

Per inserire l’eventuale Regime Speciale: cliccare il pulsante   posto a fianco del campo e scaricare con doppio click il codice desiderato;

 

“Regime fiscale per F.E. (Fatturazione Elettronica) 

In questo campo è necessario specificare il regime fiscale della ditta ai fini dell’emissione delle fatture elettroniche.

Il campo viene compilato in automatico dal software in base ai dati indicati nei campi:

• Regime contabile
• Regime speciale
• Iva per cassa

Nella tabella che segue vediamo come viene compilato in automatico il campo in base ai tre dati indicati nell’elenco.

Nel caso dei regimi contabili 98 e 99 il campo deve essere compilato dall’utente.

L’utente può comunque variare quanto proposto compilando il campo dal menu che si apre dal pulsante  .

Periodicità Iva  

Il campo della periodicità Iva viene compilato in automatico solo in alcuni casi limitati ovvero quando il regime contabile prevede un’unica tipologia.

Negli altri casi, nel menù che si apre, si avrà l’elenco delle periodicità Iva compatibili.

Ad esempio:

in caso di regime contabile 1, questo è l’elenco delle periodicità Iva:

in caso di regime contabile 31 o 32 invece, l’elenco sarà questo:

in caso di regime contabile 98 invece:

 Iva per cassa art.32, DL 83/2012 

Questa opzione deve essere selezionata se la ditta opta per il regime Iva per cassa introdotto dall’art.32, DL 83/2012.

In automatico il Regime Fiscale Fe viene variato con RF17 – IVA per cassa (art. 32-bis, DL 83/2012).

Data inizio attività e data fine attività 

Nel campo “inizio attività” deve essere indicata la data di apertura del codice attività in cui si è posizionati.

Se la ditta cessa di svolgere l’attività deve essere compilato il campo “fine attività”.

 Inserimento di ulteriori Codici Attività

In questa sezione è possibile indicare più di un codice attività, cliccando il pulsante  .

4.2.2. Situazione Ditta

I campi di questa sezione sono abilitati in base alla tipologia del soggetto che si sta inserendo.

Natura giuridica

Ad esempio, il campo “natura giuridica” non è richiesto quando il soggetto è una persona fisica titolare di partita Iva.

Nel caso di ente, deve essere posta molta attenzione nella scelta tra “commerciale” e “non commerciale” sia in fase di inserimento di una nuova anagrafica, sia nel corso della vita della stessa,

Esempio abilitazione campi in caso di Persona Fisica con Partita Iva 

Esempio abilitazione campi in caso di Società / ETS / ENC

Stato

Il campo ‘Stato’ identifica se il soggetto è:

• In normale attività;
• in liquidazione per cessazione di attività;
• n fallimento/liquidazione giudiziale o in liquidazione coatta amministrativa;
• estinto.

Esercizio

Il campo “Tipo Esercizio” è editabile solo in caso di soggetto titolare di partita Iva.

In caso di società di capitali, società di persone ed enti non commerciali sono visualizzati i seguenti check:

• non solare
• ultrannuale

Per default la procedura propone in automatico le date dell’esercizio “solare” quindi 01/01 – 31/12.

Se la durata dell’esercizio non è “solare” sta all’utente indicarlo, apponendo un check in corrispondenza della dicitura “non solare” o “ultrannuale”.

 

Si deve indicare il check su “non solare” quando l’esercizio ha una durata di 365 giorni che però non coincidono con le date 1° gennaio-31 dicembre (la data di inizio esercizio e fine esercizio devono ricadere sempre su due annualità diverse e continue)

Esempio: 05/05/202**– 04/05/20**+1

Si deve indicare il check su “ultrannuale” quando è il 1° anno di esercizio di attività e la durata dell’esercizio è maggiore di 12 mesi.

In questo caso il software propone in automatico la data di chiusura dell’esercizio al 31/12, l’utente deve inserire la data di inizio esercizio, indicando un anno precedente a quello di chiusura.

NB. Si può impostare l’esercizio ultrannuale SOLO se l’anno di attribuzione della partita Iva coincide con quello di inizio esercizio.

Esempio: 06/11/202**– 31/12/20**+1

Data attribuzione partita Iva: 29/10/20**

 

4.2.3. Dati di Bilancio/Rendiconto

Questa sezione è visibile solo in caso di ditta società di capitali o ente non commerciale e serve ad alimentare i dati richiesti in fase di presentazione del Bilancio Europeo/Revisione Legale.

Apponendo il check su “120 gg” il software calcolerà in automatico il termine statutario di approvazione del bilancio aggiungendo alla data di chiusura dell’esercizio 120 giorni.

La stessa cosa avviene selezionando il check “180 gg” poiché il software calcolerà il termine statutario aggiungendo 180 giorni alla data di chiusura dell’esercizio.

Selezionando il check “Altro” non viene proposta alcuna data, e quindi, deve essere digitata manualmente dall’utente.

L’opzione “Altro” deve essere utilizzata quando la data di approvazione del bilancio non corrisponde ai canonici 120/180 gg (esempio per i consorzi).

Nel caso in cui il soggetto sia un ETS non Commerciale, sarà possibile solo compilare la data del termine statutario:

Inoltre, sono presenti tre check da poter indicare nel caso di:

• Soggetto con socio unico;
• Soggetto sottoposto ad altrui attività di direzione e coordinamento;
• Appartenenza ad un gruppo.

4.3. Iscrizioni

Nella tab “Iscrizioni” i campi sono abilitati in base al regime contabile o tipologia del soggetto, così come schematizzato nella tabella che segue:

Partita Iva

In questa parte della maschera è necessario indicare la data di attribuzione della partita Iva ed eventualmente la data di cessazione.

Registro imprese camera di commercio

In questa sezione deve essere indicata la provincia di iscrizione (1) alla camera di commercio ed il relativo numero di iscrizione (2). Disabilitata per le persone fisiche.

Inps gestione separata

Questa sezione è abilitata solo se il regime contabile rientra nei “regimi di attività di lavoro autonomo”.

I campi che devono essere compilati sono i seguenti:

• codice della sede INPS, la scelta si effettua dalla maschera che prevede l’elenco delle sedi INPS cliccando su ;
• la % di rivalsa INPS

Albo/Ordine

Questa sezione è abilitata solo se il regime contabile rientra nei “regimi di attività di lavoro autonomo”.

Per attivare la sezione, cliccare il pulsante  .

Si attivano i seguenti campi da valorizzare da input:

• Iscritto all’albo;
• Provincia;
• Numero;
• Data iscrizione.

NB: è possibile indicare più iscrizioni ad Albi/Ordini di appartenenza cliccando la solita icona .

Cassa professionale

Questa sezione è abilitata solo se il regime contabile rientra nei “regimi di attività di lavoro autonomo”.

Per attivare la sezione, cliccare il pulsante  .

La cassa professionale di iscrizione si indica cliccando il pulsante   che permette di accedere all’elenco delle casse professionali:

Inoltre, è presente da compilare il campo:

• Aliquota;
• Data iscrizione.

NB: è possibile indicare più Casse Professionali cliccando la solita icona .

4.4. Soci, Amministratori e Organi di Controllo (Odc)

In relazione alla tipologia di Ditta che si sta inserendo (No Persone Fisiche), si attiva questa sezione nella quale devono essere indicati i dati riguardanti i Soci, gli Amministratori e Odc.

Nel caso di ETS ed ENC al posto delle precedenti avremo le seguenti cariche sociali:

4.4.1. Anagrafica dei soggetti

I soggetti (Soci, Amministratori ecc….) da introdurre nelle tab sopra elencate possono essere inseriti direttamente dall’Anagrafica comune dei soggetti.

La gestione anagrafica soggetti consente di inserire i dati anagrafici e di residenza di tutti i soggetti che rivestono distinte cariche:

• Soci
• Amministratori
• Sindaci
• Revisori

L’utilizzo di questa anagrafica è rivolto all’inserimento di soggetti che non sono già presenti in “Anagrafica Ditte”.

Per poter procedere al salvataggio di un’anagrafica è necessario compilare i dati obbligatori che possono essere visualizzati cliccando su .

Una volta inserita è eliminabile tramite il pulsante .

La maschera “Anagrafica Soggetti” è composta da due sezioni:

1. nella parte sinistra, è visualizzato l’elenco di tutti i soggetti inseriti con le seguenti colonne:
   • Titolo;
   • Cogn./Rag.soc;
   • Nome;
   • Codice fiscale;
   • Data Creazione;
   • Utente creazione;
   • Cod.ditta: elenco dei codici ditta in cui il soggetto è abbinato;
2. nella parte destra i dati del soggetto selezionato.

Inserimento dati anagrafici 

• • Codice fiscale: indicare il codice fiscale del soggetto.
• Codice fiscale errato: nel caso di inserimento di un codice fiscale errato il software segnala l’anomalia con un messaggio;
• Codice fiscale presente: se viene inserito un codice fiscale già presente, sia in Anagrafica generale delle Ditte sia in Anagrafica comune soggetti, il software non consente un ulteriore inserimento poiché il soggetto è già stato inserito;
  • Titolo: titolo onorifico;
  • Rag.Sociale/Cognome: indicare il cognome per persona fisica o la Denominazione in caso di soggetto diverso da persona fisica;
  • Nome: indicare il nome; 

Inserimento dati residenza

E’ possibile indicare se:

• la Sede è italiana:
• Tipo Indirizzo: cliccando il pulsante   si accede all’elenco delle tipologie dove si deve indicare via, piazza, viale…
• Indirizzo: indicare l’indirizzo di residenza o domicilio fiscale del soggetto;
• Comune: dall’apposito pulsante, si accede alla tabella contenente tutti i Comuni Italiani;
• Cap: nel caso in cui sia necessario indicare un CAP diverso da quello proposto in automatico dal software si deve procedere nel seguente modo:
  • • • cliccare il pulsante   posto a fianco. Si accede alla lista dei Cap precaricati per quel comune. Per inserire uno nuovo CAP cliccare . Si abilitano il pulsante Nuovo e Salva e il rigo da input per l’inserimento. Una volta compilato il dato salvare. Per scaricarlo selezionarlo e cliccare su .
• Provincia e Regione: compilato in automatico dopo aver selezionato il Comune.
• la Sede è estera:
• C.F. estero: il codice fiscale estero del contribuente;
• Codice Stato estero: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri;
• Stato federato;
• Loc. di residenza;
• Indirizzo;
• Nazionalità: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri tra:
  • Estera
  • Italiana
  • Italiana ed Estera;
• Modalità operativa in Italia: selezionarlo dall’elenco che si apre dal pulsante o digitando nel campo i primi caratteri tra:
  • Identificazione diretta
  • Rappresentante Fiscale
  • Stabile organizzazione;

  Iscrizioni e contatti

In questa sezione sono presenti:

• Email;
• Pec;
• Num. iscrizione albo revisori;
• Data iscrizione.

4.4.2. Soci

Per inserire i soci cliccare su . Si accede alla maschera dove troveremo l’elenco dei nominativi da inserire presenti già nel software con possibilità di crearli tramite il pulsante .

Nella maschera sono riportati i seguenti campi:

• Cogn./Rag.soc;
• Nome;
• Codice fiscale;
• Data creazione;
• Utente creazione;
• Cod. Ditta: elenco dei codici ditta in cui il soggetto è stato scaricato.

E’ possibile scaricare un singolo soggetto (doppio click nel rigo), oppure è possibile selezionare più righi e scaricarli tramite il pulsante .

Dopo aver scaricato i Soci, proseguire con l’inserimento degli altri dati richiesti.

I campi fissi da poter compilare sono:

• Inizio carica: indicare da quando il soggetto riveste la carica di socio;
• Fine carica: da compilare nel caso in cui il soggetto non rivesta più tale carica. Il soggetto con “Fine carica” compilata, non sarà visualizzato nelle situazioni con anno successivo a quello indicato.

I campi che variano in base alla natura giuridica sono:

• se la Natura giuridica è 1 o 3 (SAPA o SPA) troveremo:
• N°azioni: indicare in numero delle azioni possedute dal socio;
• Valore nominale: indicare il valore della quota del capitale sociale rappresentato da ogni singola azione;
• Capitale sociale: il capitale sociale conferito da ogni socio – Azioni * Valore nominale (calcolato dal software)
• Percentuale part.: quota di partecipazione in percentuale (calcolata dal software)

• se la Natura giuridica diversa da 1 o 3:
  • Valore quota: indicare la frazione di capitale conferita nell’impresa;
  • Percentuale part.: quota di partecipazione in percentuale (calcolata dal software)

Per eliminare un socio cliccare su .

4.4.2.1. Associati

Nel caso di ETS ed ENC in questa sezione, dopo aver scaricato l’Associato i campi da compilare sono:

• Inizio carica: indicare da quando il soggetto riveste la carica di associato;
• Fine carica: da compilare nel caso in cui il soggetto non rivesta più tale carica. Il soggetto con data Al compilata non sarà visualizzato nelle situazioni con anno successivo a quello indicato.

I campi “Valore quota” e “% Part.” sono oscurati e non compilabili, in quanto non richiesti da adempimenti di natura civilista o fiscale.

4.4.3. Amministratori

Per inserire gli amministratori cliccare su .

Si accede alla maschera dove troveremo l’elenco dei nominativi da inserire presenti già nel software con possibilità di crearli tramite il pulsante .

Successivamente completare la sezione inserendo gli altri dati richiesti:

• Qualifica: doppio click nel campo verde per scaricare

1. Se trattasi di socio amministratore
2. Se trattasi di amministratore non socio

• Carica: doppio click nel campo verde per scaricare uno dei Codici carica riportati nella seguente tabella;

Soggetti non commerciali

Soggetti commerciali

• Presidente: se sono presenti più amministratori deve essere compilata anche questa casella per indicare quale degli amministratori è il presidente del Consiglio di amministrazione. La casella può essere ovviamente barrata in corrispondenza di un solo nominativo;
• Inizio carica: indicare da quando il soggetto riveste la carica di amministratore;
• Fine carica: indicare fino a quando il soggetto riveste tale carica. Il soggetto non sarà visualizzato nelle situazioni con anno successivo alla data Fine carica indicata.

Per eliminare un amministratore cliccare su .

4.4.4. Odc

Nella sezione “Odc”

Sarà possibile indicare la tipologia di organo di controllo societario, il soggetto incaricato della revisione e i membri dell’organo di controllo/team di revisione

4.4.4.1. Organo di controllo societario

Nella sezione “Organo di controllo societario” è necessario indicare l’organo di controllo societario interno (Sindaco unico, Collegio sindacale), ai sensi della normativa vigente in materia di controllo societario.

Qualora per la ditta selezionata non sia presente un organo di controllo societario interno è possibile selezionare l’opzione “Nessuno”

Questa informazione è rilevante nel caso in cui, per la ditta in questione, venga attivato il modulo Attività di Vigilanza. In tale circostanza sarà obbligatorio selezionare un organo di controllo (Sindaco unico o Collegio sindacale); l’opzione “Nessuno” non permetterà di abilitare il modulo per quella ditta.

Quest’ultima opzione dovrà essere selezionata solo nel caso in cui la società non disponga di un organo di controllo interno.

4.4.4.2. Soggetto incaricato della revisione

Nella sezione “Soggetto incaricato della revisione” si dovrà indicare, qualora la ditta sia oggetto di revisione legale, il soggetto incaricato della revisione tra: Sindaco Unico, Revisore unico, Collegio sindacale e Società di revisione.

Importante: Qualora la ditta non sia sottoposta a revisione selezionare l’opzione “Nessuno”

 

ESEMPI PRATICI PER IL CARICAMENTO DELL’ORGANO DI CONTROLLO E DEL SOGGETTO REVISORE

Di seguito vengono riportate le modalità di caricamento delle due sezioni in base alle combinazioni più comuni considerando le regole generali viste nei punti precedenti

Sindaco unico NON Incaricato della revisione

In questo caso selezionare “Sindaco unico” come organo di controllo societario e non essendo incaricato della revisione le opzioni possibili come soggetto della revisione quelle evidenziate

Sindaco unico Incaricato della revisione

In questo caso la spunta “Sindaco unico” andrà apposta sia nella sezione dell’organo di controllo societario sia in quella del soggetto incaricato della revisione

Collegio sindacale NON Incaricato della revisione (Ad Es. Caso in cui si svolga la sola attività di vigilanza)

In questo caso selezionare “Collegio sindacale” come organo di controllo societario e non essendo incaricato della revisione le opzioni possibili come soggetto della revisione quelle evidenziate

Collegio Sindacale Incaricato della revisione

In questo caso la spunta “Collegio sindacale” andrà apposta sia nella sezione dell’organo di controllo societario sia in quella del soggetto incaricato della revisione

Ditta senza Organo di controllo societario ma con soggetto incaricato alla revisione

In questo come organo di controllo si dovrà indicare “Nessuno” e selezionare una delle opzioni disponibili tra Revisore unico o Società di revisione

Ditta senza Organo di controllo e senza Soggetto incaricato della revisione

In questo caso selezionare “Nessuno” su entrambe le sezioni. si ricorda che con questa configurazione ovviamente non sarà possibile abilitare i moduli di Revisione Legale e Attività di vigilanza in assenza dei requisiti.

4.4.4.3. Sindaci/Revisori

Una volta completata la compilazione delle sezioni “Organo di controllo societario” e “Soggetto incaricato della revisione” sarà possibile procedere alla compilazione della sezione Sindaci/Revisori dove si effettuerà il caricamento dei soggetti componenti l’organo di controllo societario ed il team di revisione.

CARICAMENTO DEL SINDACO UNICO O COLLEGIO SINDACALE

In base alle selezioni effettuate nelle due sezioni precedenti l’utente sarà guidato nel corretto caricamento dei soggetti con un serie di messaggi.

Per poter inserire dei soggetti come sindaco unico e membri del collegio sindacale sarà obbligatorio aver selezionato nella sezione precedente “Organo di controllo societario” un’opzione tra Sindaco unico o Collegio sindacale.

Il campo che censisce il soggetto come Sindaco o membro del collegio sindacale è la colonna “Sindaco” della tabella Sindaci/Revisori dove è necessario apporre il flag in corrispondenza del soggetto interessato.

Nel caso di sindaco unico nella tabella Sindaci/Revisori andrà inserito un solo soggetto con la spunta “Sindaco”

Nel caso di Collegio sindacale si dovrà inserire un numero di soggetti pari a 3 o 5 tutti con spunta “Sindaco”

N.B. Se come organo di controllo societario è stato inserito “Nessuno” non sarà consentito caricare soggetti con il flag apposto nella colonna “Sindaco”

CARICAMENTO SOGGETTI INCARICATI DELLA REVISIONE

I soggetti incaricati della revisione andranno censiti nell’apposita colonna “Revisore” dove si dovrà andare ad indicare la carica ricoperta nel team di revisione.

Le opzioni possibili sono le seguenti

Revisore Legale (Cod.1):

Da selezionare quando l’organo di controllo è un “Revisore unico”, indica il revisore legale persona fisica incaricato della revisione (solo un soggetto può avere questa carica nel team di revisione)

Responsabile della revisione (in caso di Società di revisione) Cod.2:

Da selezionare per la persona fisica che supervisiona l’attività per conto della “Società di revisione”.

Questa qualifica deve essere sempre accompagnata dall’indicazione della Società di revisione (con Partita IVA) (vedi punto 3) nello stesso team. Solo un soggetto può avere questa carica nel team di revisione

Società di revisione (con Partita IVA) (Cod.3):

Da selezionare quando l’organo di controllo è una “Società di revisione”, indica la società con incarico di revisione legale

Questa qualifica deve essere sempre accompagnata dall’indicazione di un Responsabile della revisione (vedi punto 2) nello stesso team.

Membro del collegio sindacale/Sindaco unico incaricato della revisione (Cod. 4):

Da selezionare quando l’organo di controllo societario indicato è “Collegio sindacale” o “Sindaco unico”.

A seconda della composizione del team:

• • Collegio sindacale: Richiede l’inserimento di 3 o 5 soggetti con questa qualifica.
  • Sindaco unico: Richiede l’inserimento di 1 solo soggetto con questa qualifica.

Collaboratore e ausiliario (cod. 5 e 6)

Indipendentemente dall’organo di controllo incaricato della revisione, serve a censire i soggetti che operano nella ditta in qualità di collaboratore o ausiliario

N.B. Lo stesso soggetto potrebbe avere sia la spunta come sindaco che la carica di revisore legale. E’ il caso ad es. Del caricamento del sindaco unico con incarico di revisione Legale. In questo caso lo stesso soggetto avrà la spunta sul flag sindaco (per determinare che il sindaco unico della società) e allo stesso tempo il codice carica 4 – “Membro del collegio sindacale/Sindaco unico incaricato della revisione” nella colonna “Revisore”.

4.4.4.3.1. Invio Credenziali

Quando viene effettuato il caricamento del team si ha la possibilità di inviare delle credenziali ai propri colleghi per accedere alla revisione di una specifica ditta.

Si ricorda che al momento del caricamento del team di revisione è importante caricare come primo soggetto del team il titolare della licenza al quale non è possibile inviare delle credenziali di accesso in quanto sono in possesso del titolare che sta effettuando il caricamento dell’anagrafica.

A partire dal secondo soggetto membro del team di revisione sarà attiva un’apposita icona con la quale il titolare della licenza potrà invitare il collega a collaborare nella revisione di quella specifica ditta.

Il soggetto riceverà sulla mail indicata all’interno della anagrafica soggetti le credenziali per accedere alla revisione per la ditta selezionata

4.5. Contatti e Documenti

In questa sezione troviamo lo spazio dedicato all’indicazione dei contatti della ditta e all’inserimento dei documenti ad essa relativi.

Contatti

Questa sezione è dedicata all’indicazione di tutti i contatti che si hanno a disposizione per la ditta:

• Telefono
• Cellulare
• Fax
• Indirizzo E-mail
• P.E.C

Ulteriori dati

Sono presenti due dati:

• Sito web
• Note

Loghi e Brand

Nella sezione “Loghi e Brand” è possibile indicare:

• • per ogni codice attività, il logo da riportare nella stampa dei documenti da emettere.

Per impostare il logo è necessario cliccare il pulsante   e selezionare l’immagine posta sotto il percorso del PC. Per visualizzarlo il pulsante , per eliminarlo .

• • I colori del brand: I colori del brand sono una tavolozza di colori che rappresentano un’azienda e servono a rafforzarne l’identità e la riconoscibilità. È possibile indicare il colore primario e il secondario cliccando nella matita posta a fianco del quadrato bianco.

4.6. Banca

In questa sezione troviamo la possibilità di indicare i vari conti correnti abbinati alla ditta così da poterli utilizzare all’interno dell’anagrafica dei contatti e direttamente nella compilazione dei documenti di Vendita e per gestire l’integrazione con l’applicazione “Riconcilia GB”.

Per inserire le coordinate bancarie basterà cliccare su  e si aprirà una maschera divisa in due tab dove è possibile indicare i seguenti campi:

1° TAB:

Dati Anagrafici:

• se si sta inserendo un IBAN estero inserire il check su 
• Nome Banca: campo da input
• Agenzia: campo da input
• Comune: iniziando a compilare il campo si vedrà l’elenco dei comuni in base alle lettere digitate
• Provincia: compilato in automatico allo scarico del comune
• Stato: IT fisso per banche italiane, abilitato per quelle Estere con possibilità di selezionare lo stato appartenente alla banca;
• Indirizzo: indicare l’indirizzo di residenza della banca che si sta inserendo

Coordinate bancarie:

• IBAN: (International Bank Account Number) indica la codifica internazionale che identifica ciascun conto bancario utilizzato per i pagamenti. E’ definito a livello internazionale e consiste in:
  • 2 lettere rappresentanti la Nazione (IT per l’Italia)
  • 2 cifre di controllo o CIN Europeo
  • il codice BBAN nazionale.

Quindi per l’Italia il codice IBAN è lungo 27 caratteri (sempre maiuscoli e senza caratteri speciali). L’IBAN è dedotto dal numero di conto corrente interno della banca e identifica univocamente un conto corrente a livello mondiale.

Esempio: IT60X0542811101000000123456

Compilato, per l’iban italiano, in automatico saranno compilati i campi di colore celeste Paese, Controllo, Cin, Abi, Cab, C/C, per l’iban estero Paese, Controllo e BBAN.

• BIC (swift): Il BIC (Bank Identifier Code) è un codice (codice SWIFT: Worldwide Interbank Financial Telecommunication) utilizzato nei pagamenti internazionali per identificare la Banca del beneficiario secondo lo standard ISO 9362; è disponibile praticamente per quasi tutte le banche del mondo e può essere formato da 8 o da 11 caratteri alfanumerici. Esso è utilizzato insieme al codice IBAN per trasferimenti di denaro mediante bonifico internazionale. Per verificare il codice SWIFT della propria Banca si può consultare il sito ufficiale dell’organizzazione.

2° TAB:

Servizi bancari online

• Codice SIA: Codice identificativo dell’azienda nel sistema bancario, indispensabile per gestire i pagamenti tramite home-banking
• Codice CUC: Codice identificativo dell’azienda analogo al SIA, indispensabile ai pagamenti SCT (bonifici SEPA).
• Creditor identificativo (CID): Codice identificativo dell’azienda usato nell’emissione di SDD.
• Indirizzo Internet: indicando, permette di accedere direttamente al sito della banca.
• Note: spazio disponibile per inserire qualsiasi promemoria riferito alla banca.

All’uscita della maschera, troveremo il rigo compilato con i seguenti campi:

• Nome
• Agenzia
• Iban
• Comune
• Riconcilia GB PRO: in questo campo compare l’icona nel caso in cui, per quella banca, è stato attivato il servizio bancario per il download automatico dei movimenti di conto corrente

Con l’apposito check nella colonna “Pred.” Della tabella si avrà la possibilità di indicare, se presenti più IBAN, qual è il predefinito da riportare nei vari applicativi.

Per modificare un IBAN, cliccare in corrispondenza del rigo su , per eliminarlo su .

5. Storicizzazione

La storicizzazione dell’anagrafica è una funzione molto importante perché permette di creare uno storico della ditta utile per l’integrazione tra gli applicativi GB.

Le storicizzazioni sono di due tipi:

• create in automatico dal programma;
• create dall’utente.

5.1. Storicizzazioni automatiche

Le ‘storicizzazioni automatiche’ sono create in automatico dal programma quando viene abilitata un’applicazione per un nuovo anno.

Ad esempio… Abilitando l’applicazione “Fatture” per l’anno 202x la procedura storicizzerà i dati anagrafici della ditta al 31/12/202x-1.

Creare una storicizzazione è come effettuare una fotografia della situazione della ditta ad una determinata data.

Il programma crea in automatico solo storicizzazioni al 31/12.

5.2. Storicizzazioni dell’utente

La gestione permette, in caso di variazione dei dati anagrafici/fiscali del soggetto, di fare una storicizzazione alla data del cambiamento.

Si deve storicizzare se varia:

• Un dato presente nella Tab “Dati Anagrafici” (Codice Fiscale, Residenza, Domicilio Fiscale, ec..);

Per effettuare una storicizzazione è necessario cliccare il pulsante   da cui si aprirà la seguente maschera:

All’interno della gestione ‘storicizzazione’ è necessario indicare:

• La data ‘storicizza fino al (vecchia situazione)’: deve essere riportata la data ultima prima della variazione, ovvero l’ultimo giorno prima della variazione.
• La data ‘storicizza dal (nuova situazione)’: il campo viene compilato in automatico dal software riportando come data il giorno seguente a quello indicato nel campo ‘storicizza fino al (vecchia situazione)’.
• Nota storicizzazione: deve essere inserita una nota che descriva sinteticamente il motivo della storicizzazione.

Terminato l’inserimento dei dati cliccare il pulsante

Dopo un messaggio di conferma e chiudendo la gestione della storicizzazione noteremo che nella sezione in basso sarà presente la possibilità di visualizzare le storicizzazioni, in modo da eventualmente richiamare in anagrafica una situazione precedente alla storicizzazione.

5.3 Sblocca

Il tasto   è attivo solo quando si è posizionati in una storicizzazione che non è quella “Attuale”.

Nelle storicizzazioni che riguardano precedenti situazioni i campi sono visualizzati in grigio, così come possiamo vedere nell’immagine che segue:

Cliccando il tasto   i campi grigi e non editabili, vengono abilitati così che l’utente può intervenire modificando i dati opportuni.