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1 Premessa

In contabilità, nei prospetti contabili, abbiamo il riporto del bilancio a sezioni contrapposte con dettaglio dei conti così come risultanti dalla contabilità/saldi di bilancio precedentemente inseriti. Emergono però esigenze diverse, come la possibilità di fare rettifiche manuali ai saldi provenienti dalla contabilità in modo ottenere una situazione contabile rettificata, da proporre agli stakeholders (Clienti/Banche/Finanziatori/Enti/Terzi in genere) supportati dalla costante verifica della quadratura e senza inserire/cancellare registrazioni in prima nota, come anche la possibilità di fare fare bozze interne di bilancio inserendo velocemente delle modifiche senza toccare la contabilità. La nuova funzione, che decorre dal 2024, viene introdotta in contabilità, quindi, consente la rettifica manuale della situazione contabile, modificando sia voci provvisorie che voci non valorizzate ed offre un output pari a quello di chi ha operato rettifiche in partita doppia.

1.1 Logica schematica dell’applicazione

Per accedere alla nuova funzione, entrare in Contabilità>Bilancio>Situazione Contabile Rettificata. La maschera che si apre, prevede dei pannelli (pari alle quattro sezioni del bilancio) suddivisi in tre colonne, Contabilità (A), Rettifiche (B) e Finale (C=A+B):

La colonna A e il risultato (6) rappresentano i conti e il risultato in Situazione contabile tradizionale (nell’esempio: Perdita=-200).

La colonna C=A+B e il risultato (7) rappresentano invece i conti e il risultato RETTIFICATO in seguito agli input dell’utente (nell’esempio Utile=1.071,75).

Le rettifiche possono essere singole (1 e 2) cioè un singolo importo in una singola cella, oppure rettifiche multiple (4) cioè piu’ importi con descrizione e un totale riepilogativo che viene scaricato nella cella (5).

In fase di stampa, l’output corrisponde a quello della situazione contabile tradizionale. In particolare, poichè vige la regola che si stampa ciò che si vede, troveremo tutte le colonne valorizzate:

da OPZIONI si può nascondere la colonna Contabilità e quella Rettifiche per mostrare solo il risultato Finale (a cui corrisponde l’utile di 1.071,75 e non la perdita di -200,00):

Si può anche modificare l’intestazione, deselezionando l’opzione Riporta “rettificata” in stampa nella tab STAMPA: ottenendo una stampa analoga in tutto e per tutto a quella tradizionale:

2 Visualizzazione

2.1 Menù principale prospetto contabile

Il Menù principale della Situazione Contabile Rettificata o SCR è diviso in più sezioni: la prima con le opzioni di visualizzazione e stampa, a seguire la barra di ricerca del conto sia come codice che come descrizione, quindi i quattro pannelli (o sei, se includiamo i conti d’ordine) per rappresentare attivo (dare a destra) passivo (avere a sinistra) costi (dare a destra) e ricavi (avere a sinistra) nella collocazione e convenzione tradizionale presenti in Prospetto Contabile. Ciascuno dei quattro pannelli prevede il dettaglio dei conti e per riga le colonne Contabilità, Rettifiche e Finale laddove il saldo del conto “Finale” è pari al saldo proveniente dalla “contabilità +/- il valore presente nella cella “rettifica” che è da input.

In basso figurano i totali e la quadratura relativi alla contabilità distinti dai totali e la quadratura relativi ai rettificati (normalmente divergeranno).

2.1.1 Regole di compilazione delle celle

Le regole di compilazione/rappresentazione delle celle prevedono:

Le celle bianche [1] / azzurre [2] sono scaricate dalla contabilità/saldi non modificabili dall’utente,
Le celle in giallo [3] sono modificabili con input utente,
Le celle arancioni [4] / grigie [5] sono totali calcolati (autonomamente) dalla procedura non modificabili dall’utente.

2.1.2 Codice Attività

La casella del Codice Attività è presente solo in caso di più codici attività nel qual caso per passare da uno all’altro basta selezionarli nel menù a tendina. Sempre in caso di più codici attività, è presente il check per fare un Bilancio unificato (che nel nostro caso unifica anche le rettifiche). Per maggiori dettagli si rimanda al punto 5.1 Bilancio con più codici attività nei casi particolari.

2.1.3 Vista in base ai saldi contabili

Premesso che la visualizzazione dei conti -di default- è fatta sulla base dei saldi così come provenienti dalla contabilità, a seguito delle rettifiche il medesimo conto potrebbe avere un saldo “finale” opposto a quello di partenza quindi cambiare sezione (esempio passare da attivo a passivo o viceversa): per tale motivo è prevista anche una visualizzazione del conto in base al saldi Finali (ciò comprese le rettifiche). Ricordiamo che analogamente alla situazione contabile tradizionale, in quella rettificata sia i saldi dare che i saldi avere sono rappresentati sempre con segno positivo.

La visualizzazione in base ai saldi contabili, ove non impostata di default, si ottiene cliccando l’omonimo pulsante per il suo funzionamento vedi l’esempio al punto 2.1.4.

2.1.4 Vista in base ai saldi finali

La visualizzazione in base ai saldi finali, si ottiene cliccando l’omonimo pulsante .

esempio: ipotizziamo di avere una cassa negativa da coprire (1) e un fornitore da pagare (2). Per dare ai terzi una situazione aggiornata, utilizziamo il conto banca BPL (5) con due rettifiche (3) (4). Circa la cassa a seguito delle rettifiche il saldo diventa negativo, in un sistema di saldi positivi ciò significa che cambierà sezione da avere/a dare: per questo appare un punto esclamativo ed una tooltip che recita “Questo conto verrà spostato nella vista finale” con arrivo alla sezione ATTIVO per 1.190,34 (7). Il risultato finale – in seguito alle rettifiche che sono solo patrimoniali – è invariato (6).

Con la visualizzazione in base alla contabilità (quella di default) i saldi sono esposti come segue:

Con la visualizzazione in base ai saldi finali, (quella opzionale) i saldi sono esposti come segue:

Il conto 50000 Cassa contante è nella sezione dare per 1.190,34 (2) in quanto era “negativo in avere” causa rettifiche.

Il conto 50100 Banca BPL rimane nella sezione dare in quanto il saldo era già positivo per 111.110,28 (3).

Il conto 41TECH rimane nel passivo in quanto avendo ora saldo nullo (4) comunque non muta la sua natura “di conto del passivo” (colonna APCR=P).

Il risultato non cambia anche in questa visualizzazione. Mutano invece Attivo e Passivo, in quanto lo spostamento dei conti determina un loro ricalcolo al pari di quello che si avrebbe in caso di registrazione contabile delle due operazioni (pagamento fornitore e prelievo per giro contanti in cassa).

2.1.5 Funzione nascondi colonne

La funzione nascondi colonne, ha lo scopo di nascondere sia a video che in stampa una qualunque tra le colonne Contabilità, Rettifiche, Finale.

Ad esempio si può nascondere la colonna Contabilità e quella Rettifiche per mostrare solo il risultato Finale (a cui corrisponde l’utile Finale di 1.071,75 e non la perdita da contabilità di -200,00):

2.1.6 Clienti e Fornitori

Nella Situazione contabile rettificata sono gestite anche le peculiarità dei conti clienti e fornitori così come avviene nella situazione contabile tradizionale.

CLIENTI E FORNITORI NELLA SEZIONE DI APPARTENENZA

Di default essi sono inseriti nella sezione di appartenenza indipendentemente dal saldo.

Tale scelta è esercitata in Opzioni/Funzioni della situazione contabile tradizionale non selezionando il check in corrispondenza dell’opzione relativa al segno dei cli/forn (2):

In situazione contabile rettificata avremo una funzione analoga nella TAB principale:

CLIENTI E FORNITORI IN BASE AL SALDO

Nel secondo caso i Clienti/Fornitori possono essere inseriti nella sezione in base al saldo, in situazione contabile tradizionale avremo:

In situazione contabile rettificata, per ottenere lo stesso risultato, inseriremo il Check tramite pulsante Clienti/Fornitori:

N.B. Un’altra particolarità della SCR sta nel fatto che a seguito delle rettifiche un saldo cliente o fornitore potrebbe chiudersi oppure cambiare segno ad esempio rettificando una posizione in base a note di variazione MA senza registrarle in contabilità. In proposito si rimanda al punto punto 2.1.4

2.1.7 Visualizza Conti

La funzione Visualizza conti consente -di default- di visualizzare solo i conti che si troverebbero nella situazione contabile tradizionale cioè i saldi diversi da zero dei conti valorizzati da contabilità.

Utilizzando invece i check, è possibile estendere il filtro anche a i soli conti rettificati, oppure includere anche i saldi a zero, oppure filtrare i conti che a seguito delle rettifiche cambiano sezione.

VISUALIZZA CONTI RETTIFICATI

Impostando questa opzione, si visualizzano i conti che sono stati rettificati manualmente dall’utente, ad esempio avremo:

VISUALIZZA CONTI CON SALDO A ZERO

Impostando questa opzione, si visualizzano i conti a zero (che non sarebbero presenti nella situazione contabile tradizionale), ad esempio allo scopo di rettificarli; immaginiamo di voler inserire le rimanenze finali nelle due componenti, conto patrimoniale 30310 ed economico 60691 entrambi a zero al 31/12/2025:

N.B. Al termine delle rettifiche, deselezionare il check dall’opzione, in modo da tornare ad una visualizzazione di soli conti utili, evitando stampe appesantite da una miriade di conti nulli..

VISUALIZZA CONTI CON CAMBIO SEZIONE

Questa funzione che serve ad intercettare i conti che a seguito delle rettifiche cambierebbero sezione, è utile in fase di controllo quadratura: per attivarla mettere il check sull’opzione ‘con cambio sezione’ del pulsante Visualizza Conti. Ad esempio avremo:

nell’esempio i conti che cambierebbero sezioni sono A, B, C, D ed E, mentre il controllo di quadratura [X]ci impone di verificare attentamente le modifiche per risalire alla differenza [3].

2.1.7.1 Nascondi conti con saldo del rigo a zero

NASCONDI CONTI CON SALDO DEL RIGO A ZERO

In caso di conti che a seguito di rettifiche passino da un valore a zero, di default avremmo la loro visualizzazione:

per cui ad esempio il conto 10020 che in contabilità ha saldo ma a seguito di rettifiche si azzera, ha una visualizzazione inattesa:

per escludere tale anomalia, è sufficiente nascondere le colonne Contabilità e Rettifiche:

inoltre deselezionare Visualizza conti “con saldo del rigo a zero” che opera sulle colonne visibili, quindi “nasconde” il Saldo Finale:

ottenendo quindi la scomparsa del conto 10020:

2.1.8 Visualizza Sezioni

Nella rappresentazione, si possono escludere/includere le sezioni del Bilancio attraverso la funzione Visualizza sezioni . Essa può essere utile per concentrarsi a video e in stampa solo su una parte del bilancio oppure per aggiungere i conti d’ordine.

2.1.9 Contrai i dettagli / Espandi i dettagli

Per rappresentazioni sintetiche, si può procedere con la funzione Contrai dettagli/Espandi dettagli ottenendo un report altrettanto significativo:

2.1.10 Pulisci

Per eliminare una rettifica singola basta fare CANC nella cella che la contiene.

Per eliminare le rettifiche multiple occorre cliccare l’icona all’interno della maschera che le contiene:

Per cancellare tutte le rettifiche procedere con il pulsante pulisci presente nella TAB Principale a cui segue un messaggio da confermare:

N.B. In caso di unificazione, la funzione opera su tutte le attività e non solo sulla corrente.

2.1.11 Zoom a video

Lo zoom a video è impostato di default al 100%, nel caso si intenda aumentare/diminuire la dimensione dei font/numeri, è sufficiente agire sulla casella corrispondente (digitandoci o cliccando le frecce verticali). Ipotizziamo ad esempio una visualizzazione al 120%:

N.B. La funzione zoom a video, è indipendente e autonoma rispetto allo zoom di stampa (nel caso precedente l’output di stampa non cambierebbe tra le due fattispecie).

2.1.12 Visualizzazione in inglese

Anche nella situazione contabile rettificata è disponibile la versione in lingua, sarà sufficiente cliccare l’icona della bandiera inglese

2.2 Menù opzioni

Per accedere al menù opzioni, partendo da quello principale PROSPETTO CONTABILE è sufficiente cliccare l’apposita TAB da cui ai apre una sezione con tre opzioni da selezionare:

2.2.1 Visualizza righe orizzontali separatorie tra i conti

Con questa scelta, saranno visibili sia a video (2) che in stampa (3) delle righe separatorie utili in caso di dettaglio di più conti:

2.2.2 Nascondi quadratura

Con questa scelta, non sarà più visibile la quadratura a piè di pagina (2):

2.2.3 Nascondi i codici dei conti

Con questa scelta, sarà visibile la descrizione del conto ma non i codici dei conti, sia in visualizzazione (2) che in stampa (3):

2.3 Menù Stampa

Per accedere al menù Stampa, partendo da quello principale PROSPETTO CONTABILE è sufficiente cliccare l’apposita TAB da cui ai apre una sezione con le varie opzioni da selezionare:

Per maggiori approfondimenti sulle varie opzioni di stampa si rimanda al punto 4.Stampa della presente guida

3 Rettifiche

Centrale nell’applicazione situazione contabile rettificata o SCR è la gestione delle rettifiche, per cui la presente guida gli dedica una sezione in cui specificare i vari aspetti.

3.1 Rettifiche singole

Per inserire una rettifica singola (1) basta imputare l’importo e uscire dalla cella (con invio, freccia, tab ecc.ecc.):

La presenza di una rettifica è percepibile tramite la barretta verde a lato della cella (a destra, verticale). Uscendo dalla cella, viene salvata una informazione visibile in forma di tooltip, attivabile posizionandoci il puntato del mouse, che include la data, ora e l’utente della rettifica.

N.B. In caso di vista in base ai saldi finali, pulsante , l’inserimento delle rettifiche singole, o la modifica delle descrizioni/importi, sarà inibita.

3.2 Rettifiche multiple

Per inserire una rettifica multipla basta fare doppio click su una cella vuota (o su una cella contenente una precedente rettifica singola) passando quindi alla modalità che prevede più rettifiche sullo stesso conto (2) con aggiunta delle singole descrizioni (3) e scaricamento del totale complessivo nella cella:

Se la rettifica è multipla (2) allora il totale della rettifica è visualizzato sottolineato e in corsivo. Una visualizzazione di altro tipo indica che la cella contiene una rettifica singola (1).

La presenza di una rettifica è percepibile tramite la barretta verde a lato della cella (a destra, verticale).

Posizionando il puntatore del mouse sopra la barretta verde, appare una tooltip che informa circa l’utente che ha inserito l’ultima modifica e a quando risale (utile se più persone lavorando nella contabilità della ditta).

N.B. In caso di vista in base ai saldi finali, pulsante , l’inserimento delle rettifiche multiple o la modifica delle descrizioni/importi sarà inibita .

3.3 Cancellazione rettifiche

Per eliminare una rettifica singola basta fare CANC nella cella che la contiene.

Per eliminare un rigo della rettifica multipla: cliccare la X rossa, o digitare zero, o fare canc sul numero presente nel rigo.

Per eliminare completamente una rettifica multipla occorre fare “Canc” o digitare zero nella cella

OPPURE cliccare l’icona all’interno della maschera che le contiene:

Per cancellare tutte le rettifiche procedere con il pulsante pulisci presente nella TAB Principale a cui segue un messaggio da confermare:

N.B. In caso di unificazione, la funzione opera su tutte le attività e non solo su quella corrente selezionata.

3.4 Rettifiche su conti non valorizzati

Un’altra funzionalità preziosa per le rettifiche, è di movimentare sia conti già valorizzati, che NON valorizzati.

In Situazione Contabile Rettificata, con la funzione Visualizza Conti>Con saldi a zero saranno mostrati tutti i conti disponibili nel piano dei conti, anche se a zero in contabilità, in modo da poterli valorizzare in Rettifica. Ricordiamo che i conti non valorizzati non sarebbero visibili nella situazione contabile tradizionale ma solo in SCR o nel Contrapposto.

Ad esempio Rimanenze finali merci, conto patrimoniale 30310 ed economico 60691 entrambi a zero al 31/12/2025:

N.B. Al termine delle rettifiche, prima di stampare, deselezionare il check dall’opzione, in modo da tornare ad una visualizzazione di soli conti utili, evitando stampe appesantite da una miriade di conti nulli…

3.5 Rettifiche e impatto in contabilità

Le rettifiche inserite nella situazione contabile rettificata sono extracontabili e non finiscono mai nella contabilità.

4 Stampa

Dalla TAB STAMPA (sulla barra in alto) si accede al menù dedicato a tale funzione che contiene sia le opzioni di stampa che di esportazione dei dati.

4.1 Menù stampa

Come già anticipato, nel menù stampa sono attivabili numerose opzioni:

La Stampa default è in formato PDF: In fase di stampa, l’output corrisponde a quello della situazione contabile tradizionale. In particolare, poichè vige la regola che si stampa ciò che si vede, troveremo tutte le colonne valorizzate:

dalla TAB principale, si può nascondere la colonna Contabilità e quella Rettifiche per mostrare solo il risultato Finale (nell’esempio l’utile rettificato di 1.071,75 si ottiene partendo dalla perdita contabile di -200,00):

Si può anche modificare l’intestazione, e deselezionando l’opzione ‘Riporta rettificata in stampa’ nella tab STAMPA si può ottenere un output molto simile a quello tradizionale:

4.2 Tipologia di stampa/esportazioni

Oltre al pdf, è possibile anche un output in formato .html (1-2), ed Excel (3-4):

la stampa o esportazione in Excel restituisce un formato .xlsx (5) che propone anche la cartella di salvataggio (6) e l’apertura del foglio di calcolo (7):

4.3 Layout verticale/orizzontale

Attraverso questa opzione si passa da una stampa verticale (default) ad una orizzontale (opzionale):

4.4 Specifiche opzioni di stampa

Nel menù stampa sono presenti ulteriori opzioni, che valgono solo in fase di stampa e sono applicabili solo tramite check.

4.4.1 Riporta “rettificata” in stampa

Per modificare l’intestazione, eliminando il riferimento al fatto che si tratta di una situazione contabile Rettificata, è necessario deselezionare l’opzione Riporta rettificata in stampa:

La conseguenza sarà una stampa identica (o molto simile) alla situazione contabile tradizionale:

4.4.2 Stampa report rettifiche

Le rettifiche possono essere stampate in due modi:

Selezionando il check Stampa Report Rettifiche nella tab STAMPA
Stampando la Situazione dopo aver filtrato i conti rettificati

Nel primo caso, ci sarà anche il dettaglio delle rettifiche multiple:

Nel secondo caso: otterremo un report sintetico (senza dettagli delle multiple):

4.4.3 Stampa solo i dettagli

Con l’opzione Stampa solo i dettagli, nel report non figurano Classi, Capoconti o Conti ma solo i sottoconti contabili, che sono il massimo di dettaglio della situazione contabile senza subtotali:

4.4.4 Nascondi Logo GB

Per nascondere il logo GB in stampa è sufficiente mettere il check nell’opzione corrispondente della Tab STAMPA:

4.4.5 Nascondi data e ora

Per nascondere data ed ora in stampa è sufficiente mettere il check nell’opzione corrispondente della Tab STAMPA:

4.4.6 Nascondi intestazione e piè di pagina

Per nascondere data ed ora in stampa è sufficiente mettere il check nell’opzione corrispondente della Tab STAMPA:

La stampa risulta clean senza le sei componenti normalmente presenti di default.

4.5 Date da riportare in stampa

Per modificare le date da riportare in stampa, è sufficiente operare nell’apposita sezione attiva nella Tab STAMPA:

4.6 Zoom in stampa

Per aumentare o diminuire lo Zoom applicato alla stampa operare nell’apposita sezione attiva nella Tab STAMPA. Nell’esempio che segue, la prima stampa a sinistra è al 100% (default) la seconda a destra al 200%:

5 Casi particolari

Seguono alcuni casi particolari che richiedono una analisi e guida più articolata.

5.1 Bilancio con più attività

La situazione contabile rettificata, come quella tradizionale, gestisce anche più attività, su cui deve essere possibile effettuare rettifiche distinte. La presenza di più attività svolte parallelamente, infatti, non deve essere di ostacolo al poterle rettificare unificando i risultati.

5.1.1 Selezione codice attività

Le rettifiche inserite sono relative all’attività selezionata nell’apposita TAB (1) che è nascosta in caso di una sola attività svolta: ad esempio nella prima attività (214000) potremmo avere:

Per inserire modifiche che non riguardano l’attività corrente occorre passare all’altra attività (2) ad esempio la 024000 – p:

5.1.2 Opzione bilancio unificato

Unificando il bilancio, sia i saldi contabili che le rettifiche saranno cumulati (3) per cui avremo

Risultato unificato=-280.222,98 (perdita) + 79.562,98 (utile) =-200.660 (perdita unificata)
Rettifiche unificate in: Attivo 1.220+331=1.551, Passivo 100-444=-344, Ricavi 1.120+775=1.895

5.1.3 Conseguenze dell’unificazione delle attività – Rettifica di un conto

Operare rettifiche durante l’unificazione del bilancio introduce delle limitazioni.

5.1.3.1 Conto esistente in ciascuna attività

Se si opera su un conto esistente in ciascuna attività, ad esempio con una rettifica singola sul conto 60000 (2) valorizzato -da contabilità- in ciascuna attività, dovrò specificare a quale assegnarla (4):

Sempre sullo stesso conto, se effettuo una rettifica multipla (2)(doppio click sulla cella) dovrò utilizzare un menù a tendina per assegnarla:

5.1.3.2 Conto non esistente in ciascuna attività

Se effettuo una rettifica singola su di un conto esempio il 72000 valorizzato -da contabilità- nell’attività 241000 ma non nell’attività 024000(p) avrò un’attività spenta:

Sempre sullo stesso conto, se effettuo una rettifica multipla (2) (doppio click sulla cella) nel menù a tendina un’attività sarà spenta:

N.B. Per rettificare senza sorprese un bilancio unificato, la soluzione è quella si impostare conti con saldo a zero (1) su ciascuna attività (2) quindi procedere con l’unificazione (3) per poi scegliere un qualunque conto da rettificare…

5.1.4 Unifica una parte delle attività

In caso di attività superiori alle due, è possibile anche unificarne solo una parte.

In tali casi, accanto al check Bilancio unificato, figura un pulsante Tutte cliccando il quale si selezionano solo le attività da unificare, partendo da una selezione default complessiva:

Nell’esempio che segue, si prospettano tre attività e la necessità di unificarle tutte oppure solo due.

In caso di unificazione di tutte le attività, avremo rettifiche da tre attività e risultati conseguenti (2) e (3):

Selezionando solo due delle attività (1) e (2) unificando (4), avremo rettifiche e risultati diversi (5) e (6):

6 Altre funzioni in comune con il bilancio contrapposto

Oltre alla grafica e alla traduzione in inglese , altre funzioni della Situazione Contabile Rettificata SCR sono in comune con il Bilancio Contrapposto.

6.1 Accesso a schede contabili e piano dei conti

Come nel contrapposto, con doppio click sul conto (1), è possibile accedere alla scheda contabile (2) oppure cliccando la riga (3) accedere al piano dei conti (4):

6.2 Gestione date – DAL AL – DAL dinamico <<in fase finale di sviluppo >>

I calcoli con data DAL AL in cui la data dal sia dinamica (esempio dal 31/03/2024 se esercizio inizia l’1/1/2024) è temporaneamente bloccata e in fase finale di sviluppo.

Situazione contabile rettificata