5. Selezionare l’utility “Danea Easyfatt” e confermare

6. all’apertura della maschera è necessario selezionare il file .eft da importare

Per procedere con l’importazione sarà necessario controllare i dati riportati e compilare quelli mancanti.

1.STRUTTURA DELLA GESTIONE

All’apertura dell’utility ci troveremo di fronte questo tipo di maschera:

1.1 Impostazioni Generali

Sezione compresa da quattro tab composta da:

1.1.1   Importazione

Da qui possiamo accedere a questa guida. Il pulsante permette di salvare i raccordi e le modifiche apportate al file durante la fase di completamento dei dati. Questo è utile nel caso in cui è necessario uscire dalla maschera senza aver eseguito l’importazione delle prime note in contabilità.

Inoltre ci viene ricordato come per poter procedere con l’importazione delle fatture di vendita/acquisto sia necessario selezionare il file di estensione .eft, completare i dati mancanti ed importare.

1.1.2   Opzioni

qui possiamo gestire diverse impostazioni per filtri e selezione sia delle anagrafiche che delle prime note

• Filtra senza codice GB: permette di visualizzare solo le anagrafiche che non hanno un codice GB impostato
• Seleziona tutte: seleziona tutte le anagrafiche presenti nella maschera con codice.GB valorizzato
• Non aggiornare dati anagrafici: se selezionato permette di non aggiornare le anagrafiche già presenti all’interno di GBsoftware. Un messaggio ci chiederà conferma se attivare tale opzione.
• Num. Automatica: permette di impostare una numerazione in automatico per tutte le anagrafiche che non hanno un codice GB impostato

• Filtra causali non raccordate: nella scheda 2) Raccordo causali iva Danea/GB permette di visualizzare solo le causali iva presenti nel file della ditta di Danea che non hanno la causale contabile GB raccordata
• Filtra conti non raccordati: nella scheda 3) Raccordo conti Danea/GB permette di visualizzare solo i conti presenti nel file della ditta di Danea che non hanno il conto GB raccordato

• Escludi prime note già importate: check attivo per default, con il quale si escludono dalla visualizzazione i documenti già esportati in prima nota
• Seleziona prime note acquisto/vendita: permette di selezionare tutte le prime note presenti rispettivamente in 4) Prima nota – acquisto o 5) Prima nota – vendita che hanno tutti gli elementi valorizzati per una corretta importazione in prima nota
• Espandi/Comprimi pagamenti nella tab 6) Pagamenti permette di far visualizzare per ogni pagamento il dettaglio del pagamento stesso.
• Filtra reg. con dati mancanti visualizza nella tab 4) Prima nota – acquisto o 5) Prima nota – vendita tutte i documenti non corretti ai fini della registrazione o per mancanza di dati obbligatori oppure per sbilancio contabile.
• Seleziona tutti pagamenti: nella tab 6) pagamenti permette di selezionare tutti i pagamenti a video idonei all’importazione

1.1.3. Abbinamenti

Qui gestiamo gli abbinamenti automatici per causali contabili e causali iva, sia per gli acquisti che per le vendite. Tali abbinamenti vengono presi in considerazione nel caso in cui le tabelle delle sezioni sottostanti abbiano delle righe non compilate.

• Conto predefinito reg. Acquisto/Vendite/Abbina conto a tutte reg. Non Iva con conto mancante: permette di abbinare in maniera automatica un conto predefinito a tutte le registrazioni d’acquisto, di vendita o non Iva che non hanno un conto impostato. Confermando l’accesso alla gestione, sarà possibile scegliere un conto manualmente oppure inserirlo da input.

E’ possibile togliere un conto impostato accedendo alla gestione e cliccando sul tasto “Annulla scarico” posto in alto a destra

• Abbina conto a tutte reg.Iva di ACQUISTO – Iva di VENDITA – Non Iva: permette di abbinare in maniera automatica un conto predefinito a tutte le registrazioni d’acquisto, di vendita o non Iva che hanno già un conto impostato, modificando quello già presente. Confermando l’accesso alla gestione, sarà possibile scegliere un conto manualmente oppure inserirlo da input

E’ possibile togliere un conto impostato accedendo alla gestione e cliccando sul tasto “Annulla scarico” posto in alto a destra

• Abbina conto a tutti i pagamenti: permette nella tab 6) Pagamenti di abbinare un conto a tutte le righe, eventualmente sostituendo quello già presente
• Conto d’incasso: conto che viene utilizzato all’importazione del file per abbinare i pagamenti. Di default viene usato il 50100 Banca c/c ordinario. Per abbinare un altro conto sarà sufficiente fare doppio click. Da qui si aprirà la maschera dei conti da dove sarà possibile selezionare un nuovo conto.

1.1.4   Stampa

Cliccando il pulsante, per ogni maschera visualizzata effettua un report dei dati a video.

1.2 Selezione del file .eft

In questa sezione andremo a selezionare il nostro file .eft da importare. Di default Danea salva i propri archivi dentro la cartella C:UsersnomeutenteDocumentsDanea EasyfattArchivi, quindi sarà necessario selezionare tale percorso per poter trovare il file

Per una corretta importazione e non duplicazione dei dati è necessario che il file da importare abbia lo stessa nomenclatura, in quanto in fase di registrazione, GB abbina il nome del file alla registrazione contabile.

Nel caso in cui in fase di installazione della procedura d’importazione di Danea sia stata creata una cartella apposita (es. C:GBArchiviDanea) è necessario prelevare il file da essa.

NB: prima di prelevare il file, è necessario che venga salvato all’interno della cartella con lo stesso nome con cui è stato configurato durante l’installazione.

Una volta selezionato il file, viene effettuato il controllo della validità del file. Se risulta essere corretto verrà caricato nella gestione.

1.3. Dettaglio dei file da importare

In questa sezione troviamo il dettaglio dei dati che andremo ad importare nella prima nota, divisi tra

1.3.1 Anagrafiche

Contiene il riepilogo dell’anagrafica Cliente/Fornitore

• Cod. GB: riporta, se presente, il codice dell’anagrafica del cliente/fornitore in GB
• Cod. Danea: indica il codice del cliente/fornitore presente su Danea
• Cod. Danea già presente in GB: riporta il codice del cliente/fornitore qualora questo sia già presente in GB ma abbinato a un altro soggetto – sarà pertanto necessario indicare un altro codice
• Anagrafica già presente in GB con codice: riporta il codice del cliente/fornitore se presente in GB
• Denominazione
• Cod. Fiscale: codice fiscale del cliente/fornitore
• Par. Iva: Partita iva del cliente/fornitore
• Indirizzo, Cap, Città, Prov, Regione: dati anagrafici del cliente/fornitore, desumibili dall’anagrafica Danea

1.3.2 Raccordo causali Iva Danea/GB

Contiene il riepilogo delle causali contabili contenute in Danea con i realtivi raccordi in GB

• Cod. Iva Danea: contiene il codice iva contenuto nel file di Danea, nel caso non sia raccordato con il relativo codice Iva di GB sarà segnalato di colore rosso.
• Codice Iva GB: riporta la relativa causale Iva raccordata in GB
• Descrizione: breve descrizione del codice Iva, se non è raccordata non sarà presente

1.3.3 Raccordo conti Danea/GB

Contiene il riepilogo dei conti contenuti nel file di Danea con i relativi raccordi

• Conto Danea: indica il conto presente nel file di Danea, nel caso non sia raccordato con il relativo conto di GB sarà segnalato di colore rosso
• Conto GB riporta il relativo conto raccordato in GB

1.3.4 Prima nota Acquisto/Vendita

In questa sezione viene riportato il dettaglio della prima nota da importare, a seconda che sia un documento d’acquisto o di vendita. Entrambi le sezioni sono uguali nei contenuti e comprendono le seguenti colonne:

• Sel: permette di selezionare il singolo rigo
• Prima nota già importata: nel caso la registrazione è già stata importata, sarà presente un check su questa colonna
• Data reg.: data nella quale viene effettuata la registrazione
• Caus.: indica la causale contabile di registrazione
• Descrizione Causale: breve descrizione della causale inserita/raccordata automaticamente
• Num. Doc.: numero del documento da importare
• Data Doc.: data del documento da importare
• Cod. Cli/Forn: codice del Cliente/Fornitore
• Descrizione Cli/Forn.: descrizione del Cliente/Fornitore selezionato
• Totale: totale del documento
• Registro: indica il registro Iva dove confluirà la registrazione
• Causali iva: riporta le causali iva che saranno inserite nella registrazione
• Conti: riporta i conti che saranno usati nella registrazione

1.3.5 Pagamenti

Sezione per la registrazione in prima nota dei relativi pagamenti, se presenti

• Prima nota già importata
• Importabile: indica se la riga è idonea per la registrazione, oppure riporta la motivazione per cui non è possibile procedere all’importazione
• Data: data nella quale viene effettuata la registrazione
• Numero Documento.: numero del documento da importare
• Importo: importo del pagamento
• Conto: Conto per l’incasso/pagamento, con relativa descrizione

Nella parte in basso della maschera sono riportate i totali:

1. delle anagrafiche selezionate/presenti
2. delle prime note Iva Acquisto selezionate/presenti
3. delle prime note Iva Vendite selezionate/presenti
4. dei pagamenti selezionati/presenti

A seconda del numero di righe selezionate il totale assumerà colori diversi

Verde se tutti i dati di quella tipologia sono selezionati()

Nero se non c’è nessun dato da importare()

Blu se solo qualche dato è stato selezionato per l’importazione()

Rosso se malgrado siano presenti dati da importare non ne è stato selezionato nessuno()

2. PROCEDURA PER L’IMPORTAZIONE PRIMA NOTA DA DANEA EASYFATT

2.1.     Importazione File .eft e completamento dei dati mancanti

2.1.1 Anagrafiche

– se il codice presente nel file .eft è presente in GB, la colonna codice GB rimane vuota mentre quella “Cod.Danea già presente in GB” sarà valorizzato con il codice dell’anagrafica di Danea. Pertanto sarà necessario che l’utente da input o tramite “Num. automatica” valorizzi il codice.

Per visualizzare le anagrafiche prive di codice GB inserire il check nella tab “Opzioni” 

A questo punto, è possibile codificare in automatico tutte le anagrafiche prive di codice, tramite la funzione posta nella tab “Opzioni”.

Al click viene richiesto di confermare l’inserimento automatico del codice.

Confermando con “Si”, sarà riportato il primo codice GB disponibile dopo l’ultimo inserito. Esempio: se l’ultimo caricato era il 31651 in automatico sarà riportato 31652.

Conclusa la numerazione di tutte le anagrafiche clienti/fornitori, togliere il filtro e selezionarle tutte dall’opzione 

NB: La selezione delle anagrafiche è obbligatori ai fini della registrazione delle prime note di acquisto/vendite. Senza anagrafica selezionata la prima nota non potrà essere importata, risulterebbe NON IDONEA.

Nella parte in basso della maschera sono riepilogate il numero delle anagrafiche selezionate e quelle effettivamente presenti.

2.1.2  Raccordo causali Iva Danea/GB

Per visualizzare le causali Iva non raccordate, nella tab “OPZIONI” è presente il filtro . Selezionandolo saranno visualizzate solo le causali prive di raccordo codice GB. Una volta impostati i raccordi, questi saranno mantenuti anche per le prossime importazioni.

2.1.3   Raccordo conti Danea/GB

Stessa procedura delle causali Iva deve essere eseguita per i conti. Nella tab 3 “Raccordo conti Danea/GB” sono presenti tutti i conti presenti nel file .eft importato ed i corrispondenti conti GB già abbinati ma modificabili. Nel caso in cui siano conti creati dall’utente sarà necessario procedere all’abbinamento.

Con doppio click nel campo verde si accede alla tabella dei conti da poter selezionare. Se l’utente è a conoscenza del conto da riportare può anche digitarlo da input direttamente nel campo.

Per visualizzare i conti non raccordati, nella tab “OPZIONI” è presente il filtro  Selezionandolo saranno visualizzate solo i contri privi di raccordo GB.

Una volta impostati i raccordi, questi saranno mantenuti anche per le prossime importazioni.

2.1.4 Prima nota acquisto/vendite

Conclusi i raccordi delle causali Iva e conti, posizionandosi sulla tab 4) Prima Nota Iva Acquisti o sulla tab 5) Prima Nota Iva Vendite è possibile visualizzare l’elenco delle prime note da importare.

Nel caso non sia stato possibile inserire automaticamente la causale contabile, in questa fase va inserita nella colonna Caus. dove, in maniera analoga agli altri raccordi, facendo doppio click sarà possibile indicare una causale contabile tra quelle di GB.

Se i raccordi sono stati tutti eseguiti, la riga della prima nota sarà verde, altrimenti i dati mancanti saranno evidenziati in rosso.

Nel caso delle Prime note vendite non saranno mai presenti i relativi raccordi con i conti GB, pertanto sarà necessario effettuare il raccordo per tutte le righe. E’ possibile fare velocemente ciò direttamente dal menù Abbinamenti (vedi 1.1.3 Abbinamenti)

Dalla Tab “Opzioni”, tramite il check è possibile visualizzare se nella maschera sono presenti delle prime note non corrette ai fini della registrazione o per mancanza di dati obbligatori (come ad esempio, conto e causali).

2.1.5 Pagamenti

Prima di procedere con l’importazione, se nel file .eft importato sono presenti anche i pagamenti/riscossioni delle fatture selezionate, possono essere visualizzati dalla sezione Pagamenti. Di default viene usato il conto 50100 Banca c/c ordinario.

In alternativa, possiamo variare il conto da “Abbinamenti” e facendo click su  si aprirà la maschera per la selezione del conto da impostare a tutti i pagamenti. Se il raccordo dei conti è stato effettuato correttamente è possibile procedere con l’importazione.

Per procedere con l’importazione dei dati, selezionare anche i pagamenti dall’opzione 

Nella parte in basso saranno evidenziati i pagamenti selezionati rispetto a quelli presenti nella maschera.

2.2      Importazione dei dati in prima nota

Conclusa la selezione dell’anagrafiche, delle fatture e dei pagamenti è possibile cliccare su 

Viene fatto un riepilogo del numero delle anagrafiche da importare e delle relative registrazioni di prima nota, compresi i pagamenti

Confermando verranno poi importate le anagrafiche clienti/fornitori.

Al termine dell’importazione delle anagrafiche clienti/fornitori, per procedere con le registrazioni di prima nota, confermare il messaggio e attendere l’esecuzione di tutte le prime note selezionate.

NB: i tempi di esecuzioni variano in base al quantitativo di prime note selezionate.

Una volta che la procedura ha concluso la registrazione delle prime note, sarà presente il messaggio:

Tornando nell’utility “Importa registrazioni” e selezionando lo stesso file, i movimenti importati non saranno visibili in quanto nelle opzioni è presente il check Per visualizzarle, ed eventualmente sovrascrivere le prime note in contabilità, occorrerà toglierlo.

Le prime note eseguite potranno essere visualizzate dalla prima nota “Elenco Prima Nota”.