Il registro cronologico delle deleghe costituisce un adempimento di carattere fondamentale e cogente, espressamente previsto dalla normativa fiscale vigente in capo a tutti gli intermediari abilitati che operano nella gestione delle deleghe finalizzate all’accesso telematico alla dichiarazione dei redditi precompilata. La registrazione sistematica e quotidiana delle deleghe acquisite deve necessariamente contemplare l’inserimento di informazioni specifiche e determinanti, nel pieno rispetto delle disposizioni operative.Il registro cronologico, che può essere legittimamente tenuto in formato elettronico secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento, deve obbligatoriamente includere e preservare le seguenti informazioni essenziali e imprescindibili:
- Numero progressivo univoco: codice identificativo assegnato in modalità automatica e sequenziale alla singola delega ricevuta
- Data di registrazione cronologica: elemento temporale che deve necessariamente risultare uguale o successivo rispetto alla data di conferimento dell’incarico indicata formalmente nella delega medesima e, contestualmente, antecedente rispetto al momento di inoltro della richiesta di accesso alla dichiarazione precompilata
- Tipologia dell’operazione: specificazione della natura dell’atto (conferimento, rinnovo o revoca)
- Codice fiscale
- Dati anagrafici completi: cognome e nome per le persone fisiche ovvero denominazione completa per i soggetti diversi dalle persone fisiche
- Tipologia del documento di riconoscimento: carta d’identità, passaporto, patente di guida o altra tipologia documentale equipollente
- Numero identificativo del documento di identità esibito dal delegante
Funzioni della gestione
Il sistema software prevede e implementa due distinte modalità operative principali attraverso le quali procedere all’alimentazione sistematica del registro:
1. Alimentazione in Modalità Automatica
Nel momento in cui il sistema riceve e acquisisce il file in formato XML della delega, debitamente sottoscritto digitalmente dal soggetto delegante mediante l’utilizzo dell’applicazione denominata Delega Unica, il software procede autonomamente e automaticamente all’inserimento della registrazione all’interno del registro cronologico, provvedendo contestualmente ad attribuire:
- Il primo numero progressivo effettivamente disponibile nella sequenza numerica
- La data di ricezione formale della delega, che convenzionalmente coincide con la data nella quale l’intermediario entra materialmente in possesso della delega debitamente sottoscritta
- La tipologia dell’operazione, recuperata ed estrapolata dai dati presenti nella maschera degli invii in attesa (conferimento/rinnovo/revoca)
- I dati anagrafici completi e il codice fiscale, estratti direttamente dalle informazioni contenute nel file XML ricevuto
2. Inserimento Manuale mediante il pulsante “Nuova delega”
Per quanto concerne le deleghe inserite manualmente dall’operatore, l’utente deve procedere alla compilazione di una mascherina dedicata e appositamente predisposta, la quale consente di:
- Selezionare in maniera puntuale i servizi oggetto di delega
- Effettuare la scelta della tipologia documento (carta d’identità, passaporto, patente di guida, altro documento equipollente)
- Inserire manualmente il numero identificativo del documento di riconoscimento