Condivisione dei Documenti

Lo studio, per la ditta, ha la possibilità di poter condividere con dei semplici passaggi:

• tutte le varie stampe prodotte da ogni gestione
• qualsiasi documento elaborato in GB
• file esterni dal GB con estensione: Excel, Immagini, File di Testo, Pdf, Word, Xml

all’interno dell’area web del cliente nella sezione “Documentale”.

In questo modo il cliente potrà archiviare qualsiasi documento ed informazione e visualizzarli, accendo all’area web, ogni volta che ne necessita.

All’interno del software GB, da ogni applicazione o gestione, è presente oltre che al pulsante Stampa, il pulsante “Condividi”.

Troveremo tale pulsante in diverse modalità in base alla gestione aperta:

• nelle gestioni dove la stampa dei documenti avviene tramite maschera opzioni di stampa e di esportazioni dati o stampa singola/multipla delle varie applicazioni, è stato inserito all’interno il pulsante ;
• nelle gestioni che si aprono in un’altra maschera, il pulsante  è stato inserito a fianco del pulsante per uscire ;

• nella   nel pulsante  , è presente la colonna “Condividi”  con relativa colonna “Data condivisione” che sarà valorizzata una volta condiviso il file ricaricando l‘applicazione della stampa condivisa;

• in anagrafica ditta, sezione contatti e documenti, è presente la sezione “Condividi documenti in area web della ditta” con relativo pulsante .

Cliccando tale pulsante, dalle varie gestioni verrà creata la stampa con le opzioni settate e aperta la maschera di condivisione del file. Tale processo non avviene dall’anagrafica ditta se si clicca il pulsante  della sezione “Condividi documenti in area web della ditta”, in quanto non produce una stampa ma permetterà di selezionare file già salvati in precedenza sia appartenenti a GB che esterni.

La maschera della condivisione verrà aperta se si soddisfano tre requisiti:

1. se per lo studio in GB è stata creato l’utente master (guida online creazione utente master), altrimenti, tramite messaggio, sarà segnalato che non è presente e richiesta la creazione:

Confermando, si accede in automatico alla maschera “Collegamento studio-cliente”, dove si potrà procede alla creazione dell’utente master tramite il pulsante . Una volta creato, per effettuare la condivisione dei documenti, occorrerà rientrare nella gestione ed eseguire la stessa procedura.

2. se il primo requisito è soddisfatto, il software verifica se per la ditta per cui vogliamo condividere il file è presente l’ambiente web (guida online creazione ambiente web), altrimenti, tramite messaggio, sarà segnalato che non è presente e richiesta la creazione:

Confermando, si accede in automatico alla maschera “Collegamento studio-cliente”, dove si potrà procede alla creazione dell’ambiente tramite il pulsante  in corrispondenza della ditta interessata.

3. se i requisiti precedenti sono soddisfatti, l’ultimo controllo che viene eseguito è se l’ambiente web del cliente è stato selezionato tra gli utenti da visualizzare nell’ambiente web master (guida online seleziona ambiente web del cliente all’utente master), altrimenti, tramite messaggio, sarà segnalato che non è abbinato e per procedere ne sarà richiesta l’abbinamento:

Confermando, si accede in automatico alla maschera “Collegamento studio-cliente”, e cliccando su pulsante , si potrà selezionare l’ambiente del cliente da visualizzare nell’ambiente master dello studio.

Se i tre requisiti sono tutti soddisfatti, da qualsiasi documento si vuole condividere, si apre una maschera in cui è presente:

• la possibilità di aprire il documentale web 
• il codice dell’utente master che sta convivendo il documento e quello dell’ambiente del cliente in cui il file sarà condiviso

• la scelta della cartella in cui posizionare il file nel documentale web (campo obbligatorio)

• l’anno di posizionamento del file nel documentale: compilato in automatico in base alla provenienza del documento, modificabile e con possibilità di indicare che il file non deve essere posizionato su un determinato anno (Senza Anno) 

• la possibilità di notificare al cliente tramite l’e-mail la condivisione del file nella propria area documentale 
• il pulsante  per condividere altri file esterni
• il pulsante   per eliminare tutti i file presenti nella maschera
• il documento stampato in tempo reale da condividere dove viene riportato:

1. il nome del file modificabile (campo giallo)
2. l’estensione
3. l’anteprima del file: click su 
4. la dimensione del file
5. la data di caricamento
6. il campo nota: testo libero da poter inserire
7. l’elimina del file stampato: cliccare  se il documento non deve essere condiviso al momento o neanche le successive volte.

Dopo aver selezionato la cartella di destinazione (operazione obbligatoria) e ulteriori modifiche/aggiunte (facoltative), cliccando il pulsante in basso alla maschera , verrà eseguita la condivisione automatica del file.

Il cliente accedendo alla sua area Documentale, nella cartella “Contabilità” troverà da visualizzare il documento condiviso.

Se si esce dalla maschera “Condivisione File” senza aver concluso la procedura, viene evidenziato se si vuole condividerli, oppure terminare il processo. Qualora non si condividano, all’uscita della maschera i file prodotti resteranno in memoria per le successive condivisioni.

Se i documenti non devono essere riproposti prima di chiudere la maschera è necessario cancellarli cliccando .