Conservazione Digitale 2023

1. Introduzione

1.1 Normativa

Per Conservazione Sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA, si intende tutto quell’insieme di operazioni volte a garantire sia nel tempo che nel contenuto l’integrità di un determinato documento, in modo da equiparare dal punto di vista legale la documentazione cartacea ed informatica.

Tale processo è applicabile trasversalmente a qualsiasi documento in formato digitale che abbia l’obbligo o la necessità di conservazione nel tempo e l’opponibilità a terzi.

Ai sensi dell’art.3 comma 3 del DM 17 giugno 2014, il processo di conservazione termina con l’apposizione del riferimento temporale, opponibile a terzi, sul pacchetto di archiviazione.

1.2 Elementi necessari

Gli elementi sono tre:

1. Documenti di natura elettronica: per i quali esiste l’obbligo, necessità o volontà di conservazione nel tempo;

2. Il sistema di conservazione dei documenti informatici: assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicare nelle linee guida;

Il sistema di conservazione è l’insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici in attuazione a quanto previsto dall’art.44, comma 1, del CAD (Codice dell’amministrazione Digitale).

L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:

• natura e funzione del sistema;
• modelli organizzativi;
• ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
• descrizione del processo di conservazione;
• profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

3. Il responsabile della conservazione: è la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

NB: il responsabile della conservazione è tenuto alla redazione del manuale della conservazione (guida per redazione Agid).

1.3 Scadenza Fiscale

Secondo quanto chiarito anche dalla risoluzione n. 9 del 29 gennaio 2018 dell’Agenzia delle Entrate, il processo di conservazione elettronica “deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

Ciò significa che per i documenti creati ed inviati nell’anno xx, indipendentemente dal periodo di riferimento dell’adempimento, varrà come data ultima per la conservazione il terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi dell’anno xx.

Esempio:

Dichiarazione dei Redditi 20xx (redditi 20xx – 1)

Termine presentazione 30/09/20xx

Termine conservazione 31/12/20xx

N.B. nel caso di proroghe del termine di presentazione anche il termine di conservazione subirà lo stesso slittamento. Per il 2023, termine di invio 31/10/2024, termine di conservazione 31/01/2025.

Rientrano pertanto entro il termine del 31/01/2025 (termine slittato in base alle proroghe) tutto ciò che è stato effettuato nell’anno 2023 in merito a:

1. Fatture Elettroniche;
2. Liquidazioni Periodiche Iva;

1.4 Il processo di conservazione

La conservazione elettronica dei documenti informatici, dunque, è un processo che si serve di soluzioni informatiche (opportunamente articolate per garantire anche il mantenimento del contesto archivistico di riferimento dei documenti), al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.

Gli elementi base del processo di conservazione sono:

1. Titolare dell’oggetto di conservazione (Ex. Soggetto produttore): colui che versa i pacchetti in conservazione tramite un sistema informatico aziendale o di gestione documentale;
2. Responsabile conservazione: colui che prende in carico i documenti, effettua i controlli e termina il processo di conservazione apponendo la firma elettronica qualificata e la marca temporale sull’insieme dei documenti ottenendo il pacchetto di archiviazione;
3. Utente abilitato: colui che può prelevare il pacchetto di distribuzione tramite il servizio di conservazione ricercando i documenti.

1.5 Oggetto della Conservazione

Il Decreto Ministeriale del 17/06/2014 stabilisce che oggetto di conservazione sostitutiva sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento di natura fiscale, per cui è prevista una presentazione all’Agenzia delle Entrate.

Nel dettaglio possiamo procedere alla conservazione:

1. Fatture Elettroniche;
2. Liquidazioni Iva Periodiche

1.6 Modalità di conservazione

I documenti informatici sono conservati in modo tale che:

1. siano rispettate le norme del Codice civile, le disposizioni del codice amministrativo digitale e delle relative regole tecniche, e le altre norme tributarie in merito alla corretta tenuta della contabilità;
2. sia possibile eseguire la ricerca e il reperimento delle informazioni dagli archivi informatici (cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva…).

1.7 Il servizio di Conservazione 

Nella gestione “CONSERVAZIONE DIGITALE” sono riepilogati, per anno, tutti documenti oggetto di conservazione visti nei precedenti punti suddivisi per CLIENTE.

Alla maschera, per la licenza studio, si accede dal pulsante , sezione “Conservazione Digitale”.

Se nella chiave di licenza di GB è presente sia la conservazione fino al 2018, che quella dal 2019, cliccando su pulsante  si ha la possibilità di scegliere cosa effettuare:

1. Conservazione fino al 2018 (guida on line);  
2. Conservazione dal 2019.

Cliccando “Conservazione dal 2019”, per accedervi, è necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password.

Confermando, per l’intermediario selezionato, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti.

Per la licenza con area web , invece basterà accedere al seguente link: https://gbsoftware.cloud/dashboard/app/main e cliccare su .

1.8 Flusso Operativo

I passaggi da fare per una corretta conservazione dei file per ogni ditta sono:

1. Accedere alla gestione selezionando l’intermediario (solo in caso di licenza studio) e l’anno;
2. selezionare la Tipologia di acquisto da effettuare:
   1. se la ditta non ha l’ambiente web, la tipologia di acquisto può assumere solo il valore Studio;
   2. se la ditta ha l’ambiente web, la tipologia potrà essere già configurata se questo ha già acquistato il servizio, oppure sarà possibile selezionare una tra le quattro scelte disponibili: Studio, Cliente (fattura a carico del cliente), Cliente (fattura a carico dello studio);
3. configurare le classi documentali da conservare e la relativa dimensione tra:

1. fattura elettronica (fatture + ricevute/notifiche): 1 Giga, 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga
2. Lipe: giga illimitati;

1. 4. Compilare ed accettare la delega per la ditta cosi da adempiere alla Conservazione;

 

1. 1. In caso che l’intermediario conserva a nome del cliente, occorre:
      • accettare obbligatoriamente la delega per l’invio dei file come incaricato (pulsante “Accetta delega per l’invio dei file”);
      • compilare la delega interna tra cliente e studio (Incarico del cliente);

 

1. 1. Una volta che la delega è stata accettata, dall’elenco documenti, per la ditta è possibile procedere con la selezione e l’invio dei file in Conservazione.

 

In caso sia necessario aggiornare la maschera premere  della tastiera.

2. Configurazione ditte

Alla conservazione sostitutiva per la licenza studio si accede da , , cliccando su Conservazione dal 2019,   e selezionando l’intermediario.

Invece, per gli utenti con area web  basterà accedere al seguente https://gbsoftware.cloud/dashboard/app/main e cliccare su .

Per procedere alla Conservazione Digitale dei documenti, nella maschera che si apre, è necessario:

• posizionarsi nell’anno dell’adempimento da effettuare
• accettare la delega per l’invio dei file da parte dell’intermediario (da GB studio)
• per ogni ditta:
  • effettuare la configurazione
  • compilare ed accettare i dati da inviare a GBsoftware

Accesso da licenza studio: Accettazione delega per l’invio dei file

L’intermediario che invia i file, per procedere deve confermare ed accettare la delega per l’invio dei file.

Accedendo al pulsante , saranno presenti i dati dell’intermediario selezionato con dei campi obbligatori da valorizzare.

Una volta valorizzati, per confermare e inviare i dati a GBsoftware, cliccare su . Con la delega accettata, sì potranno inviare i file dei clienti in conservazione.

MASCHERA CONFIGURAZIONE DITTE

Nella maschera “Configurazione ditte” troviamo tutte le ditte abbinate all’intermediario selezionato con contabilità abilitata.

Non vengono caricate quelle per cui in anagrafica ditta è stata selezionato il check “Nascondi ditta dall’elenco”.

Per ogni ditta nella maschera è presente:

1. : la selezione;
2. : una volta che la delega è stata accettata ed entrati nell’elenco documenti, è possibile visualizzare le tipologie dei file da conservare, i vari stati di conservazione e lo spazio occupato;

3. il codice della ditta e se presente l’ambiente web anche il codice utente ;
4. la provenienza della ditta: se gestita all’interno del software GB  oppure ha un’ambiente web collegato ;
5. la denominazione della ditta;
6. il soggetto acquirente:  che si può scegliere di effettuare:

• • se la ditta non ha l’ambiente web, anagrafica , il soggetto acquirente può essere solo “Studio”. In questo caso lo studio potrà gestire la conservazione dei documenti del proprio cliente direttamente dalla gestione tramite la maschera “Elenco documenti” dopo aver predisposto la delega e acquistato il servizio;

 

• se la ditta ha l’ambiente web, anagrafica , e il servizio di conservazione risulta già acquistato per l’anno tramite rinnovo, il soggetto acquirente sarà già configurato con “Cliente” e non modificabile. Eventualmente, tramite pulsante “Nuovo”  sarà possibile aggiungere altre configurazioni da acquistare.

​

Se invece  il soggetto acquirente non è presente, si potrà selezionare la tipologia tra le tre scelte disponibili:

• “1 – Studio”: lo studio, per il proprio cliente, acquista il servizio di conservazione dei documenti ed invia i documenti tramite la maschera “Elenco documenti”;
• “2 – Cliente (fattura studio)”: lo studio, per il proprio cliente, acquista il servizio di conservazione, ma affida il processo d’invio dei documenti direttamente al cliente tramite la conservazione web di GBsoftware. Nell’“Elenco documenti” lo studio comunque potrà visionare il cliente in sola lettura e monitorare il processo di conservazione;
• “3 – Cliente (fattura cliente)”: il cliente stesso acquista e invia i documenti in conservazione dall’area web. Nell’“Elenco documenti” lo studio comunque potrà visionare il cliente in sola lettura e monitorare il processo di conservazione;

7. le classi documentali da conservare e il relativo spazio da selezionare tra:

• Fattura elettronica (fatture + ricevute/notifiche): 1 Giga, 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
• Lipe: giga illimitati;

8.  Nella sezione troviamo 4 funzioni (salva, elimina, acquisto, nuovo):

• Salva: una volta conclusa la configurazione per la ditta è necessario salvarla . L’icona assumerà il colore . Ad ogni modifica che si effettua alla configurazione l’icona tornerà nera finché non si effettuare di nuovo un salvataggio;

• Elimina: finché la delega non è stata accettata, o il servizio non è stato acquistato, se presente una sola configurazione potrà essere eliminata tramite fino a raggiungere una sola configurazione;

Se la delega è accettata ed è presente una sola configurazione non potrà essere eliminata .

• Carrello: per questa terza funzione c’è una distinzione tra licenza con area web o licenza studio:
  • Licenza con area web: una volta salvata la configurazione sarà presente il carrello per l’acquisto del pacchetto di conservazione. 

Al click, viene richiesta la conferma della creazione del carrello di acquisto e procedendo con “SI” si accederà alla proposta di GBsoftware dove sarà possibile o tornare indietro o procedere con il pagamento.

Se per la configurazione settata è stato creato il carrello ma si è tornati indietro, l’icona del carrello sarà arancione . A questo punto sarà possibile apportare modifiche alla configurazione, salvarle per poi completare l’acquisto.

Se invece, la configurazione settata è stata acquistata, non sarà modificabile (pulsante salva non presente) e né eliminabile e sarà presente al loro posto l’icona:

• (servizio già acquistato): acquisto fatto tramite rinnovo licenza;
• : acquisto fatto tramite carrello.

• Licenza studio: salvata la configurazione, per procedere all’acquisto non sarà presente l’icona , ma troveremo per tutte le ditte configurate un unico pulsante in alto a destra , con il quale sarà possibile effettuare un unico acquisto per tutti i clienti con tipologia acquisto settata “Studio” oppure “Cliente (fattura studio)”.

Cliccandolo, si accederà alla proposta di GBsoftware, dove sarà possibile tornare indietro oppure procedere con il pagamento.

• Nuova: per creare la configurazione o aggiungerne altre cliccare su .

NB: una volta effettuato l’acquisto la configurazione sarà immodificabile e se necessario si potrà crearne solo delle nuove.

1. :  permette di compilare ed accettare la delega da inviare a GBsoftware per procedere alla conservazione dei documenti sia nel caso di acquisto dello studio che da parte del cliente; 

​J. : tramite la tooltip presente nel simbolo è possibile visualizzare l’esito della delega se:

• : accettata;
• : in attesa di approvazione da parte di GBsoftware (tempo richiesto entro 5 giorni dall’invio);
• : in attesa di approvazione, ma non risulta presente il pagamento della fattura;
• : scartata con riportato il motivo indicato da GBsoftware. In questo caso, l’utente potrà procedere ad eliminarla e a generare una nuova delega da inviare a GBsoftware.

NB: per aggiornare lo stato dell’esito della delega se la maschera è aperta premere il tasto  della tastiera.

K : tramite la tooltip presente nel simbolo è possibile visualizzare lo stato dell’invio dei file se:

• : Nessun file inviato;
• : Inviati solo alcuni file;
• : Tutti i file sono inviati.

L. : tramite la tooltip presente nel simbolo è possibile visualizzare lo stato di conservazione dei file inviati che potrà essere:

•  : File non conservati;
• : File versati; 
• : File conservati;

M. : permette di scaricare e compilare l’incarico dal cliente allo studio nel caso fosse quest’ultimo a conservare i documenti.

N. Nota: permette l’inserimento di una nota per ogni cliente.

Nella maschera della configurazione inoltre troviamo:

• In alto:
  • la prima riga per effettuare le ricerche in tutte le colonne presenti:

• per la licenza studio è presente anche il pulsante:

– : saranno presenti i dati dell’intermediario selezionato con dei campi obbligatori da valorizzare.

Una volta valorizzati, cliccare su per confermare e inviare i dati a GBsoftware. La delega sarà accettata e si potrà inviare i dati dei clienti in conservazione.

– : accedendo si visualizza il riepilogo delle conservazioni acquistate che potranno essere abilitate per le ditte con tipologia acquisto “Studio” o “Cliente (fattura studio). Nel prospetto oltre quelle acquistate, sono riepilogate quelle abilitate, quelle disponibili e quelle rimanenti.

– : se le configurazioni settate non sono state già acquistate in precedenza, è possibile farlo cliccando su “Genera Carrello”. Basterà confermare la proposta di GBsoftware e procedere al pagamento così da poter effettuare l’invio dei documenti in conservazione.

• in basso:
• il totale delle ditte presenti per quell’intermediario, 
• Il riepilogo delle configurazioni settate: cliccando su , si accede al riepilogo delle abilitazioni effettuate per ogni classe documentale e giga selezionato.

​

• Il totale delle deleghe:
  • Compilate;
  • Accettate.
• Per la licenza studio è presente anche:
  • Il totale degli incarichi dei clienti effettuati;
  • la possibilità di inviare un’e-mail al cliente con area web ricordando di adempiere all’adempimento di conservazione. Per far ciò occorrerà selezionare le ditte e cliccare su  ;

​

• : se presente (visibile solo se presenti dei file inviati ma non ancora conservati), è possibile controllare lo stato di conservazione dei file inviati con stato inviato/versato);
• le pagine presenti e il numero delle ditte per pagina .

3. Deleghe

3.1 Delega per l’incaricato al servizio di conservazione con GBsoftware

Per poter procedere alla conservazione sostitutiva, così come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, è necessario inviare, per ogni ditta, l’affidamento del servizio alla conservazione digitale dei documenti a GBsoftware.

L’adesione deve essere gestita dalla maschera “Configurazione Ditte” dopo aver settato la tipologia di acquisto e le classi documentali da conservare, altrimenti non sarà possibile compilarla.

In dettaglio vediamo gli step per inviare la delega per il servizio a GBsoftware:

1. ​  : Compilata la configurazione, cliccando su  in corrispondenza della colonna “Compila Delega”, sarà possibile controllare i dati riportati in automatico dalla procedura, rettificarli o ultimarli e procedere alla generazione della delega.

All’interno, in base alla tipologia della ditta e al tipo di conservazione acquistata, potremo trovare i seguenti dati:

1. I dati della ditta: codice fiscale, partita iva, ragione sociale, indirizzo e numero civico, comune, cap, provincia, e-mail e pec (sono compilati in automatico con i dati presenti in anagrafica ditta);

2. Titolare/Legale Rappresentante/Amministratore: in caso di società, la sezione sarà valorizzata in automatico se nell’anagrafica della ditta sono presenti i dati del Firmatario, altrimenti occorrerà compilarla; Se persona fisica saranno presenti i dati della ditta con l’aggiunta dei dati di nascita.

3. 3. Titolare dell’oggetto di Conservazione (ex Soggetto Produttore): è il soggetto produttore dell’oggetto della conservazione, cioè il produttore dei documenti informatici da conservare. In automatico sono riportati i dati della ditta i quali possono essere modificati. In automatico sono riportati i dati della ditta i quali possono essere modificati.

 

4. Responsabile della Conservazione: è la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. In automatico sono riportati i dati del titolare/legale/rappresentante i quali possono essere modificati.

NB: il responsabile della conservazione è tenuto alla redazione del manuale della conservazione (guida per redazione Agid)

La sezione del Responsabile della Conservazione, in entrami i casi, deve essere confermata apponendo il check su , altrimenti non è possibile salvare la delega.

I campi contraddistinti di colore rosso sono obbligatori, e se non valorizzati non permettono di confermare la delega (pulsante  o  disabilitato).

Se invece tutti i dati obbligatori sono presenti il pulsante (o  , sarà attivo e cliccabile.