Privacy GDPR 2016/679

GUIDA APPLICAZIONE PRIVACY 

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N.B. I pulsanti “Anagrafica” “supporto” e “Update” sono visibili solamente per chi sta utilizzando
il modulo privacy GB, poiché questi tasti sono disponibili già nella piattaforma Integrato GB.  
 
TERMINOLOGIA: 
Soggetto interessato. È tale qualsiasi persona fisica cittadino della UE che fornisca informazioni personali
per poter utilizzare dei servizi di varia natura, dallo shopping on line al trattamento sanitario, dai social
media alle amministrazioni pubbliche. 

Accountability-Responsabilizzazione del titolare del trattamento. È la vera rivoluzione del nuovo GDPR
ed è tale il principio per cui l’onere della prova della conformità del trattamento grava sui titolari.
Il titolare del trattamento dati deve dimostrare di aver implementato un modello organizzativo e di sicurezza privacy.
Modello di cui deve possedere e conservare documentazione apposita basata sul P.I.A. (Privacy Impact Assessment). 
 

Titolare del trattamento (data controller). È tale un’azienda che opera entro i confini della UE, o al di fuori
della UE ma che ha relazioni commerciali con i cittadini UE, e che acquisisce dati sensibili sui cittadini UE nel
corso della propria attività. 

Responsabile del trattamento (data processor). È un soggetto che si configura come contraente per un titolare
del trattamento e che acquisisce dati sensibili su cittadini UE. Quello che prima era “incaricato”, diventa ora “autorizzato”.
L’art. 29 in particolare parla di “data handler”. 

Data Protection Officer o DPO. Secondo l’art. 37 del GDPR deve essere sempre presente quando il trattamento è
effettuato da un’autorità o da un ente pubblico, o quando ci sono le condizioni obbligatorie per la sua nomina, come
per esempio quando l’attività principale del titolare o del Responsabile consiste effettivamente in operazioni di trattamento
dei dati che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala. 
Dovrà essere un soggetto dotato di esperienza e competenze specifiche e tenuto ad occuparsi specificamente dell’attuazione
del Regolamento e a garantire la corretta applicazione della normativa all’interno della struttura e dell’organizzazione aziendale. 

Dati personali. È tale “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile”. La definizione
UE di ciò che costituisce “dati personali e privati” è sensibilmente estesa rispetto alla disciplina italiana previgente
(e a quella di altri governi) ed include oltre alla documentazione finanziaria anche informazioni di natura genetica,
culturale e sociale, indirizzo IP, cookie, identità culturale del cittadino UE.  

Informativa. I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del
regolamento. Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato (art. 14 del regolamento), l’informativa
deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della c
omunicazione (non della registrazione) dei dati a terzi o all’interessato (diversamente da quanto prevede attualmente
l’art. 13, comma 4, del Codice della Privacy). 

Registro delle Attività di Trattamento. È tale il documento (in parte ricalca il preesistente DPS, Documento
Programmatico sulla Sicurezza) dove non solo il Titolare ma anche il Responsabile del trattamento possano rendicontare
tutte le attività in materia di protezione e circolazione dei dati personali che li riguardano. La ratio è quella di dimostrare
la conformità del del trattamento alle disposizioni del Regolamento. Il registro dei trattamenti è, quindi, strumentale
al monitoraggio continuo dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico, ma è
anche indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio (in ottica di accountability). 

Inserimento Anagrafica 
 
Dopo l’accesso occorre inserire le anagrafiche per le quali si vuole redigere il registro dei trattamenti,
semplicemente cliccando il tasto  “anagrafica”       . 

Si aprirà quindi la gestione anagrafiche, dove si avrà la possibilità di inserire cliccando su “nuovo”          i dati delle
ditte che desideriamo gestire.  
 
N.B. Per il salvataggio dell’anagrafica, e di conseguenza essere subito operativi è sufficiente inserire solo
i seguenti campi, Cod ditta Cod. Fisc. P.Iva Cognome o Rag. sociale e Nome. 
 
 
Dopo l’inserimento è possibili chiudere con il tasto esci posto in alto a destra la gestione anagrafiche per
tornare in GB Privacy 

N.B. le voci presenti nelle tabelle sono a scopo illustrativo, selezionando altro potete inserire la descrizione
effettiva delle vostre casistiche. 

1.0) Seleziona Ditta 

Ora è possibile selezionare la ditta per la quale gestire l’inserimento dei dati, selezionando una da quelle disponibili
nell’elenco ad albero posto sulla sinistra 

N.B. Cliccando una in una qualsiasi ditta il software provvedere in automatico alla predisposizione del 1° registro. 
 

2.0) Scheda Stato 
 

Successivamente occorre compilare la scheda “stato”, selezionando nel elenco  
 
a discesa  chi è il soggetto che sta inserendo i dati selezionando fra: 

 
Per poi inserire il titolo del registro, come per esempio “Adempimenti contabili, fiscali e lavoro”  
 
Inoltre è’ possibile anche inserire una nota per fornire una descrizione più esaustiva del trattamento dati 

N.B. facendo doppio click  sull’icona dello stato è possibile aggiornare lo stato di avanzamento selezionando fra: 
 

 
Così da rendere subito dei registri dall’elenco ditte.  
 
2.1 Sedi (disponibile a breve) 

Se inserite in fase di inserimento in anagrafica, e poi possibile selezioanre anche la sede o le sedi nel seguente registro. 

N.B. Anche se non è richiesto dal GDPR 2016/679 ogni salvataggio genera una storicizzazione cosi è possibile ripercorrere
anche a distanza di tempo le differenti fasi di compilazione . 
 
2.2 Audit ed allegati 

Per ogni registro è possibile inserire degli allegati e pianificare le date di Audit o prossima verifica, cosi da
mantenere un promemoria. 
 
 

3.0 Registro dei trattamenti 

Spostandosi in “registro dei trattamenti” è possibile ora iniziare la compilazione delle varie sezioni del registro
strutturate secondo l’Art. 30 del GDPR 2016/679. 
 
N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle voci
precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare la
voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

3.1 Soggetti  
 
E’ possibile inserire/selezionare i soggetti autorizzati e che ricoprono i differenti ruoli all’interno dell’organizzazione
(titolare, co-titolare, responsabile, rappresentante del titolare, rappresentante del responsabile e se nominato il DPO) 
 
N.B. a breve sarà rilasciata la funzione “soggetti” accessibile da questo  tasto  che
ti permetterà di allegare le relative nomine e autorizzazioni, per ogni soggetto. 

3.2 Fonti e Diritti 

Indicare come avviene la raccolta dei dati, cosi da poter determinare la tipologia di informativa necessaria da
comunicare agli interessati o all’interessato. 

Se si gestiscono dati di interessati minori e minori di 16 anni, e se i dati sensibili sono trattati con metodi
decisionali automatizzati, Art. 22 (ed in caso descriverli) e se vi è un accordo con l’interessato qualora si gestiscano dati personali secondo Art.9 paragrafo 1. 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle voci
precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare la
voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

3.3 Finalità 
 
Occorre inserire le finalità del trattamento dei dati. 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle voci
precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare la
voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

 
3.4 Categorie 
 
Indicare le categorie degli interessati, destinatari e i destinatari effettivi 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle
voci precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare
la voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

3.5 Extra UE  

Qualora il trattamento dei dati passi per paesi o organizzazioni Extra EU è possibile inserirle qui ed è possibile anche allegare i documenti per dimostrare la regolarità. 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle
voci precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare
la voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

3.6 Conservazione 
 
E’ possibile definite i tempi di conservazione dei dati. 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle
voci precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare
la voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

3.7 Sicurezza 

Qui invece si possono inserire le misure utilizzate in maniera schematica selezionando fra:  
 
– Misure organizzative 
– Misure tecniche 
 
 

N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle
voci precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare
la voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero. 

4.0 Analisi dei rischi 

Passando in analisi rischi è possibile censire i servizi, strumenti, risorse e mezzi coinvolti nel trattamento dati,
ed inseguito selezionarne la loro categoria e tipologia. 
 
Stabilirne il valore per valutare il rischio che viene calcolato su una base di  

Si possono definire le minacce, le vulnerabilità e il possibile danno derivato dalla loro perdita. 
 
 

Inoltre è possibile definire le contromisure e lo stato di attuazione delle stesse. 
 
 
 
N.B. come di consuetudine le tabelle di colore verde aprono delle gestioni tabellari, con delle
voci precaricate che potete inserire, ma qualora la vostra casistica è differente potete selezionare
la voce “altro” (disponibile in ogni tabella, per attivare il campo testo per l’inserimento libero.