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INTRODUZIONE

Quest’applicazione permette di scaricare i conti correnti dei clienti in modo immediato e di importarli direttamente in GB Bank senza dover più richiedere il file Csv/Excel al cliente

Si premette che quest’applicazione nasce grazie alla collaborazione con Fabrick SPA, una società facente parte del gruppo Sella, operante nell’Open Innovation fra cui l’Open Finance, autorizzata dalla Banca d’Italia

L’applicazione permetterà, una volta contabilizzati i movimenti, di monitorare costantemente lo stato della riconciliazione bancaria

REQUISITI DI FUNZIONAMENTO

Per il funzionamento dell’applicazione è necessario

che il cliente abbia la residenza in Italia o Spagna
che il cliente abbia l’home banking (non si possono autorizzare le banche allo sportello)
che il cliente abbia una mail attiva
che il cliente abbia una banca/istituto di credito abilitato allo scarico dei movimenti: attualmente la copertura delle banche in Italia è del 99%. A livello europeo vi è la seguente copertura: Spagna 85%, Francia 90%, Portogallo 85%, Germania 85%. Ci sono paesi che verranno coperti a partire dai primi mesi del 2025 come Austria, Repubblica Ceca, Slovacchia, Ungheria, Romania. Fuori dalla comunità europea viene coperto per il momento solo l’Inghilterra al 99%
che la ditta sia abbinata ad un intermediario. Per effettuare l’abbinamento occorrerà

1- andare in “Multiditta” ed accedere alla “Gestione Intermediari”; successivamente

2- Cliccare “Gestione intermediari”

3- Selezionare l’intermediario

4- Cliccare “Ditte abbinate” e

5- Selezionare la ditta

SCHEMA FUNZIONAMENTO

La procedura per poter scaricare direttamente i movimenti bancari funziona come sotto riportato

L’intermediario dovrà inviare un link al cliente tramite mail
Il link, appena sarà aperto dal cliente, farà avviare una procedura di registrazione sulla piattaforma Fabrick Spa
La procedura di registrazione da parte del cliente (di seguito “Onboarding”) si concluderà dopo aver inserito e autorizzato i conti correnti
I conti inseriti saranno agganciati da
1. Applicazione Open Banking GB (che utilizzerà l’intermediario)
2. Gestione conti (ambiente Web della società – cui potrà accedere solo la persona che ha delegato i conti)
L’intermediario, dopo aver verificato la correttezza dei conti correnti, concluderà la procedura e procederà con lo scarico dei movimenti
Una volta scaricati i movimenti sull’applicazione Open Banking GB si potranno poi importare direttamente in GB Bank

FASE PRELIMINARE

Avvio applicazione e selezione dell’intermediario

Avviare l’applicazione da “Multiditta”

E selezionare un intermediario

Selezione della ditta

Appena selezionato l’intermediario, l’utente accederà alla pagina sotto riportata in cui potrà

Selezionare la ditta su cui lavorare
E, una volta selezionata, monitorare lo stato completamento della procedura di onboarding tramite la dashboard sotto riportata

NB: durante tutta la procedura l’utente potrà essere guidato tramite specifici messaggi (riportati sulla parte bassa) che guideranno l’utente

Sull’operatività che compete al proprio cliente (Fase 1, 2,3)
Sull’operatività di propria competenza (Fase 4,5,6)

Fare click su “Seleziona ditta”

E scegliere la ditta per la quale si intende scaricare i conti correnti

Creazione dell’ambiente Web

L’applicazione per poter funzionare correttamente richiede la creazione dell’Ambiente Web della società.

Se non già presente, l’ambiente si potrà creare appena viene seleziona la ditta

Per poterlo creare, infatti, basterà cliccare “Prosegui” al messaggio che apparirà dopo la selezione della ditta (sotto riportato)

Subito apparirà l’apposito form, in cui verrà richiesto di inserire i seguenti dati

Intestazione mittente (Viene inserita direttamente la Denominazione/Nominativo della ditta ma è un dato modificabile)
L’indirizzo mail al quale far pervenire le credenziali per accedere all’ambiente web (si precisa che debba essere una mail aziendale)
Confermare l’indirizzo mail
Cliccare “Genera”

In questo momento si avvia automaticamente la procedura di creazione dell’ambiente (l’utente dovrà solo attendere)

NB: la creazione dell’ambiente va effettuato solo una volta

Una volta creato l’ambiente (se già presente, una volta selezionata la ditta), cliccare il pulsante “Nuovo Onboarding”

NB: si ricorda che per “Onboarding” si intende la procedura di registrazione e inserimento iniziale conti da parte del cliente

Appena cliccato apparirà il form di inserimento dati della persona fisica che dovrà inserire e autorizzare i conti correnti

NB: La persona fisica che dovrà registrarsi sul sito Fabrick è colei che detiene materialmente le credenziali di accesso all’home banking della ditta

A titolo di esempio

Per le società di capitali potrebbe essere
Amministratore delegato
Presidente del consiglio
Consigliere delegato

Ovvero colui al quale è stato attribuito l’incarico; potrebbe essere anche il CFO o la responsabile amministrativa

Per le società di persone potrebbe essere
Uno dei soci
Per gli enti
- Il presidente
- Un associato
- Ecc..
Per le ditte individuali/professionisti è la persona stessa

PROCEDURA DI ONBOARDING

Premessa

La procedura di onboarding è la fase in cui la persona fisica (che detiene materialmente le credenziali bancarie per accedere all’home banking) si registra sulla piattaforma Fabrick e inserisce e autorizza i conti correnti

La registrazione su tale piattaforma si articola in 5 passaggi ovvero:

Il 1° passaggio non è altro che la conferma che l’intermediario ha inviato il link al proprio cliente, tramite mail, per accedere alla pagina di registrazione
Il 2° e il 3° passaggio sono a carico del cliente e riguarderanno la registrazione della persona fisica e l’inserimento conti correnti sul sito Fabrick (riquadro in rosso)
Gli ultimi 2 sono a carico dell’intermediario e riguarderanno sostanzialmente la verifica della correttezza dei conti inseriti (riquadro in blue)

Inserimento dati persona fisica

Come già accennato sopra, dopo aver cliccato “Nuovo onboarding”, l’intermediario dovrà inserire i dati della persona fisica che dovrà inserire e autorizzare i conti bancari

In questo menu a tendina viene impostato automaticamente “Nuovo Soggetto”

Nel caso in cui siano stati inseriti altri soggetti a cui è stato inviato il link, sarà possibile riselezionarli e inviare di nuovo il link (caso in cui il link sia scaduto)

2. Inserire il codice fiscale della persona fisica

DATI ANAGRAFICI

3. Cognome

4. Nome

5. Data di nascita

6. Luogo di nascita

7. Nazione di nascita

8. Nazione di cittadinanza

9. Cellulare

10. E-mail: va inserito l’indirizzo mail al quale si intende inviare il link

RESIDENZA

11. Nazione: Alla data cui si scrive tale guida, Fabrick accetta onboarding solo da soggetti che sono residenti solo in

- ITALIA
- SPAGNA

12. Indirizzo

13. Civico

14. Comune

15. Cap

16. Provincia

17. Flaggare e, di conseguenza, aggiungere eventualmente il domicilio qualora diverso dalla residenza

Una volta inseriti tutti i dati cliccare il pulsante e si invierà (alla mail inserita nel punto 10) un link al cliente che dovrà premere per poi proseguire la registrazione sul sito Fabrick (sotto si riporta la pagina di registrazione)

(Si rimanda alla guida onboarding persona fisica)

Il cliente, quindi, dovrà eseguire in autonomia i seguenti passaggi

Scegliere le credenziali di accesso
Effettuare l’autenticazione che si compone di
- Riconoscimento tramite
  - SPID
  - Conto Bancario
  - Foto con selfie
- Questionario antiriciclaggio
Accettare i contratti con
- Fabrick
- GBsoftware
Inserire e autorizzare i conti per i quali si delega lo scarico dei movimenti

Dashboard completamento procedura

L’intermediario, dopo aver inviato il link, ha a disposizione una dashboard di completamento della procedura, tramite la quale può monitorare lo stato di registrazione e inserimento conti sul sito Fabrick del proprio cliente

Fase 1 – Invio Link

In questa fase viene data conferma che è stata inviata la mail al cliente

Scadenza del link/Mail errata/Cambio dati anagrafici o di residenza della persona fisica

Il link inviato tramite mail ha una durata di 3 giorni, scaduti i quali non è più utilizzabile e va nuovamente reinviato al cliente

Quindi, in caso di scadenza di tale link, occorrerà inviarne un altro seguendo la procedura sotto riportata:

Selezionare la ditta
Cliccare il pulsante “Nuovo onboarding”

selezionare da menu a tendina il soggetto

NB: verranno riportati i dati precedentemente inseriti dall’utente

Cambiare eventualmente i dati precedentemente inseriti se vi è un errore fra i seguenti dati
- Anagrafici
- Di residenza/domicilio
- Mail del destinatario

NB: Si precisa che i dati anagrafici e di residenza/domicilio inseriti, saranno inviati a Fabrick e utilizzati per il riconoscimento.

In caso di errori la procedura di onboarding avrà esito negativo

Cliccare

Di conseguenza il cliente

Aprirà la mail
Cliccherà il link
Accederà alla pagina sotto riportata

Fase 2 – Autenticazione e accettazione contratti

Autenticazione

La fase di autenticazione, come già accennato, si compone di due parti

Autenticazione tramite
- SPID
- Conto bancario: l’utente dovrà autenticarsi tramite un proprio conto personale; In questo modo Fabrick riuscirà a verificare che i dati inseriti corrispondano all’intestatario del conto
- Foto con selfie
Questionario antiriciclaggio
- Si dovranno rispondere a circa 10 domande sul tipo di lavoro svolto, patrimonio, ecc.

NB: È possibile che Fabrick sospenda temporaneamente il servizio per effettuare dei controlli (alla fine della procedura). Qualora succeda, verrà comunicato al cliente, tramite mail appena il servizio sarà attivo.

In questo caso lo stato procedura verrà aggiornato come sotto riportato

In caso l’autenticazione non vada a buon fine lo stato procedura si aggiornerà come sotto riportato

In caso il processo di autenticazione richieda ulteriori azioni da parte dell’utente (Come ad esempio ricaricare i documenti di identità oppure rispondere ad una mail inviata da Fabrick in merito al questionario dell’antiriciclaggio) lo stato dello procedura sarà come sotto riportato

In caso venga cliccato il pulsante “Risoluzione dei problemi” verranno proposte delle rapidi soluzioni in base al tipo di autenticazione effettuata, fra i quali l’invio del link per il cambio di autenticazione

Accettazione contratti

Dopo aver compilato il questionario dell’antiriciclaggio, il cliente dovrà prendere visione dei contratti con

Fabrick
GBsoftware

Sotto si riporta la fase a carico del cliente

Fase 3 – Autorizzazioni

Dopo aver effettuato correttamente

L’autenticazione e
Accettazione contratti

Lo stato procedura si aggiornerà come sotto riportato

Questa è la fase in cui il cliente deve inserire i conti correnti da autorizzare

In caso l’utente riscontrasse dei problemi, cliccando su “Risoluzioni dei problemi” apparirà una finestra con delle proposte di soluzione

Fase 4 – Account GB

Si passa alla seguente fase, nel momento in cui il cliente autorizza almeno un conto

L’operatività della procedura in questo caso spetta all’intermediario; infatti, dovrà andare a cliccare il pulsante e verificare che i conti autorizzati siano corretti

Conti errati

Tramite il pulsante si potranno rimuovere eventuali conti erroneamente inseriti dal cliente

Conti mancanti

Nel caso manchino dei conti l’intermediario potrà scegliere se

Attendere che il cliente inserisca i conti mancanti
Andare avanti con la procedura in quanto è data la possibilità di inserirli anche in un secondo momento

Qualora l’intermediario decida di proseguire con la procedura si passerà all’ultima fase Dati bancari

Fase 5 – Dati bancari

In questa fase l’utente avrà la possibilità di confermare alcuni dettagli dei conti inseriti

Infatti, dopo aver cliccato il pulsante e accederà all’anagrafica dei conti come sotto riportato

In questa gestione (di cui si rimanda l’approfondimento più avanti) l’intermediario potrà:

Personalizzare il nome della banca
Inserire la data di apertura
Inserire la data di chiusura
Nascondere determinati conti dalla gestione

Se non ci sono dati da modificare, basterà cliccare la “X” in alto della form e accedere alla dashboard per scaricare i dati bancari

ACQUISIZIONE MOVIMENTI

Generalità

L’acquisizione dei movimenti è disponibile sia dalla modalità

Trimestrale sia
Mensile

Le differenze fra le due modalità riguardano

ACQUISIZIONE MOVIMENTI:
- Trimestrale: l’acquisizione dei movimenti avviene in modo massivo per tutti i conti della ditta
- Mensile: l’acquisizione dei movimenti avviene per singolo conto
VISUALIZZAZIONE MOVIMENTI/PDF/CSV
- Trimestrale:
  - la visualizzazione dei movimenti sarà possibile solo per singolo trimestre senza possibilità di personalizzare le date
  - Per i pdf e Csv vale quanto detto sopra
- Mensile:
  - La visualizzazione dei movimenti, del PDF dell’EC e del Csv sarà possibile sia mensilmente sia con intervallo di date personalizzato

NB: La scelta o l’utilizzo di una modalità non preclude l’utilizzo dell’altro. Si potranno in qualsiasi momento cambiare in ogni momento a seconda delle esigenze. Infatti la mod. trimestrale compie operazioni massive, la mensile compie operazioni per mese o per periodi personalizzati

Retrodatazione dei movimenti bancari

È possibile retrodatare l’acquisizione dei movimenti almeno di un anno per tutte le banche a partire dalla data di autorizzazione del conto sul sito Fabrick

Ad esempio, se il cliente inserisce e autorizza il conto in data 14/01/2025, sarà possibile acquisire i movimenti almeno fino al 14/01/2024

Ci sono poi alcune banche che permettono una retrodatazione maggiore, ad esempio Fineco permette una retrodatazione fino a 2 anni

Eccezione a quanto detto sopra per il conto PayPal che permette una retrodatazione, dall’autorizzazione, di 90 giorni

Dashboard trimestrale

Appena ultimato la procedura di onboarding con lo step 5, si accederà alla dashboard per scaricare i movimenti bancari.

La scelta della periodicità va effettuata andando sul menu a tendina in alto a destra

Conti autorizzati

Sulla parte sx della dashboard è presente la tabella dei conti autorizzati dal cliente, come sotto riportato

Dall’immagine si riportano i seguenti colonne:

Banca/Istituto di credito: il nome della banca/Istituto di credito autorizzato dal cliente (personalizzabile da )
Le coordinate della banca/Istituto di credito autorizzate che può essere
1. IBAN: Ad esempio IT91X0300203280238632657416
2. Wallet: nel caso di PayPal la mail dell’account (Ad esempio mario.rossi@gmail.com)
Scadenza della delega: la data in cui terminerà l’autorizzazione a scaricare
Lo Stato del conto ovvero:
- : il cliente ha concesso l’autorizzazione per acquisire i movimenti bancari
- : l’autorizzazione concessa dal cliente sta per scadere
- : L’autorizzazione concessa dal cliente è scaduta, per acquisire ancora i movimenti bancari è necessario inviare una nuova richiesta.
- : L’autorizzazione fornita dal cliente è stata revocata. Per acquisire i movimenti bancari è necessario inviare una nuova richiesta.
- : Il cliente ha revocato il contratto con la GBsoftware. È possibile acquisire i movimenti fino alla data della revoca

Per visualizzare la legenda cliccare il pulsante e selezionare l’etichetta

Periodi scaricabili

Per ogni conto autorizzato è possibile vedere se, per l’anno selezionato, è possibile scaricare tutti i trimestri oppure no. In questo caso, un trimestre non è scaricabile solo se è riportato in grigio scuro ovvero come sotto riportato

Ad esempio, per il conto B il primo trimestre non è scaricabile (è possibile però verificare se per Febbraio o Marzo possono essere acquisiti accedendo alla Visualizzazione MENSILE)

Acquisizione dei movimenti

Per acquisire direttamente i movimenti bancari dei conti autorizzati basterà cliccare l’apposito pulsante sulla parte in alto a dx della dashboard

In questo caso saranno scaricati tutti i trimestri di tutti i conti autorizzati

Per ogni trimestre del conto inserito è presente una specifica colonna, che indicherà all’utente l’esito dello scarico dei movimenti ovvero

Vuoto: non è stata mai fatta l’acquisizione dei movimenti oppure sono stati cancellati i movimenti
: è stata fatta l’acquisizione dei movimenti ma non sono presenti movimenti da scaricare
: Sono stati acquisiti i movimenti del periodo
: sono stati acquisiti dei movimenti ma il periodo non è concluso

Gli stati sopra riportati sarà possibile vederli premendo il pulsante

Inserimento saldo iniziale e dettaglio periodo

Appena scaricato i movimenti, preliminarmente, va inserito il saldo iniziale del primo trimestre scaricato quindi cliccare il pulsante presente nel riquadro del trimestre

E accedere al dettaglio del trimestre

Una volta inserito il saldo finale del trimestre precedente (nell’esempio sopra quindi inserire il saldo al 31/12/2023), cliccare

Così facendo appariranno i saldi dei trimestri (Vedi sotto la dashboard)

Nel caso venga inserito il saldo del 2° trimestre, il 1° trimestre non avrà il saldo finale (vedi sotto il conto B)

È possibile, inoltre, nonostante sia stato inserito il saldo del 1° trimestre, modificare il saldo del 2° trimestre

In questo caso, quando viene modificato il saldo di un trimestre, calcolato dall’inserimento manuale di un trimestre precedente

La cella d’inserimento e la cella della dashboard avrà un colore rosso chiaro
Viene data la possibilità di ricalcolare il saldo del trimestre modificato, cliccando sul pulsante

Appena cliccato apparirà il messaggio di conferma

Oltre all’inserimento del saldo, dopo aver cliccato il pulsante , è possibile vedere altre informazioni in merito a trimestre scaricato ovvero

Il numero dei movimenti acquisiti
Il numero dei movimenti contabilizzati (Si rimanda al paragrafo —-)

Visualizzazione dei movimenti

Quando è stata effettuata l’acquisizione dei movimenti, è possibile visualizzarli cliccando l’icona presente in uno dei trimestri

Dopo il click (l’icona diventerà ), sarà possibile vedere i movimenti del periodo (nell’esempio i movimenti del 1 trimestre) sotto si riporta l’esempio

Dalla gestione visualizzazione sono presenti altre funzionalità e informazioni quali:

Sotto le rispettive colonne, ovvero nelle celle gialle di
- Data contabile
- Data Valuta
- Causale
- Entrate
- Uscite
- Beneficiario
- Contabilizzato:

In particolare, è possibile:

effettuare delle ricerche; ad esempio, inserendo la data contabile si andranno a ricercare tutti i movimenti presenti in quella data

Effettuare l’ordinamento delle colonne sia in ordine crescente che descrescente, cliccando sulla rispettiva colonna

L’avvenuto cambio ordinamento sarà messo in evidenza da cambio colore della colonna come sotto si riporta

Nel caso in cui si voglia cancellare un filtro basterà
- Cliccare il pulsante
- Cancellare tutte le celle dei filtri oppure
Sotto la tabella è presente la riga dei totali indicando
- Il numero dei movimenti nell’intervallo (visibile anche da )
- Totale movimenti DARE
- Totale movimenti AVERE

In caso i movimenti del periodo siano superiori a 200, saranno presenti delle pagine da scorrere

Nel caso in cui si voglia visualizzare i movimenti a schermo intero, basterà cliccare sulla riga presente sopra la tabella

Così da avere al tabella dei movimenti come sotto riportato

Per ridurre la finestra delle visualizzazioni e riportarla allo stato inziale premere il tasto in alto

È possibile, inoltre, vedere la data e ora dell’ultima acquisizione sopra la tabella a dx

Download dei movimenti acquisiti: formato PDF e Csv/Excel

Per scaricare i movimenti in altri formati, si dovrà cliccare sul pulsante presente nel trimestre del conto scelto

Al click vengono proposte due modalità

PDF
Csv/Excel

Come sotto riportato

Copia estratto conto PDF

Per scaricare la copia dell’estratto conto occorrerà premere

Appena premuto si accederà alla pagina di gestione del PDF con varie opzioni sotto riportata

Si possono scegliere i campi che si desidera riportare nell’estratto conto
Si possono impostare ti ordini di grandezza del testo:
- Grande
- Medio
- Piccolo
Si po’ cambiare l’orientamento della pagina
Si può accedere ad alcuni gestioni di visualizzazione e ricerca
- Dopo aver premuto

- Cliccando
- Premendo si potrà effettuare una ricerca alfanumerica sul PDF

È possibile effettuare lo zoom della pagina
Infine, in alto a destra, oltre a poter salvare e stampare il pdf, sarà possibile
1. Evidenziare parti di testo
2. Aggiungere testo
3. Colorare o evidenziare parti di testo
4. Cambiare colore del carattere a parti di testo

Movimenti in formato Csv/Excel

Per scaricare i movimenti in formato Csv/Excel occorre cliccare

Appena premuto si accederà alla pagina di gestione del Csv/Excel con varie opzioni sotto riportata

Si possono scegliere i campi che si desidera riportare sul file Csv/Excel
È possibile importare gli stessi campi impostati nel PDF cliccando su
È possibile salvare le impostazioni
È possibile scegliere se scaricare in formato
- Csv oppure
- Excel

Dashboard mensile

Come già mostrato precedentemente, la periodicità della dashboard dei movimenti è possibile modificarla dal menu a tendina sotto riportato

Tramite questa impostazione la gestione dei movimenti sarà come sotto riportato ovvero

Se nella dashboard trimestrale erano presenti tutti i movimenti di tutti i conti, in quella mensile si potrà gestire solo il conto selezionato, cliccandolo