Guida attività di vigilanza
Utenza solo WEB
Caricamento anagrafica
Prima di procedere con l’utilizzo dell’applicazione “Attività di vigilanza” bisogna assicurarsi che la ditta risulti già caricata (e quindi presente nella combo box di selezione delle ditte nella dashboard)
Qualora non lo sia, procedere al caricamento dell’anagrafica cliccando sul tasto “Anagrafica ditte”
Cliccare su “nuova”
Selezionare “per Revisione/Vigilanza”
In questo modo si attiveranno una serie di controlli che guideranno il revisore al caricamento dell’anagrafica in funzione dell’attività di vigilanza.
Tutti i campi in rosso sono obbligatori perché funzionali all’attività di vigilanza.
Per procedere è importante fare un focus sulla tab “Revisione/Vigilanza”
In questa sezione si dovrà indicare l’organo di controllo della società e a seguire, in base alla selezione, si dovranno caricare i soggetti incaricati selezionandoli dalla maschera che si apre a schermo
Se i soggetti da selezionare non sono presenti nella lista, cliccare su “anagrafica soggetti” selezionabile direttamente da qui
o in alternativa da qui
Nella maschera che si apre caricare almeno i dati obbligatori del soggetto indicati in rosso e procedere successivamente alla sua selezione
N.B. Per utilizzare il modulo “Attività di vigilanza” sarà obbligatorio caricare come organi di controllo o Sindaco unico oppure Collegio Sindacale. Nel caso in cui non vengano selezionati al momento dell’abilitazione dell’anno di vigilanza un messaggio avviserà l’utente dell’anomalia da correggere
Completate queste operazioni, compilando tutti campi obbligatori, si attiva il tasto “salva” per procedere al salvataggio della ditta
Abilitazione applicazione
Completata l’operazione di caricamento dell’anagrafica, posizionarsi sulla prima tab “Dati anagrafici” e cliccare sul pulsante “Abilita anni”
Quindi posizionarsi sulla tab “Vigilanza” e mettere la spunta sugli anni che si intendono attivare per quella specifica ditta ai fini dello svolgimento dell’attività di revisione
Nelle colonne a fianco sarà possibile monitorare se l’anno attivato è in versione demo, quanti sono gli anni acquistati, quelli abilitati e quelli rimanti da poter abilitare
Una volta selezionati gli anni chiudere la maschera e cliccare su “Salva”.
Utenza Locale
Caricamento anagrafica e abilitazione applicazione
L’iter di caricamento dell’anagrafica e successiva abilitazione dell’applicazione è lo stesso delle altre applicazioni in locale di GBSoftware.
Si crea quindi l’anagrafica nell’apposita sezione
Si procede poi all’abilitazione dell’applicazione selezionando prima la ditta
E poi accedendo nella sezione “applicazioni” selezionando nella sezione “Attività di vigilanza” e l’anno da abilitare
Per poter procedere con l’abilitazione il software controllerà che sia abilitata una utenza master per la licenza in uso, obbligatoria per procedere all’utilizzo del software nell’ambiente web.
Se la licenza che si sta utilizzando non è abbinata ad una utenza Master appare questo avviso
Cliccando su “SI” sarà possibile abilitare l’utenza master su un’area web già esistente cliccando su nuovo in corrispondenza dell’area web desiderata e abilitando l’utenza master spuntando l’opzione in alto a destra
Cliccando su “NO” si accede alla schermata di creazione di una nuova utenza web abilitata come master, cliccando su “Nuovo” e seguendo le istruzioni
Creata l’utenza Master, se non era già stata creata in precedenza, selezionare ditta e anno e poi “Attività di vigilanza” – “Vigilanza web” per aprire l’applicazione
Si aprirà la pagina di accesso all’area web su browser dove inserire username e password dell’utenza web Master
L’applicazione web si posizionerà in automatico sulla ditta e l’anno selezionato in locale, solo al primo accesso viene visualizzato un avviso che chiederà di creare l’anno. Cliccare su “Si” per procedere con la creazione
Al primo accesso controllare che i dati anagrafici della ditta e dei soggetti siano corretti, integrando eventualmente quelli mancanti indicati da un campo rosso
Esempio di controllo anagrafica ditta
Esempio di controllo degli anagrafici soggetti
Completato il controllo e salvando le eventuali modifiche si potrà iniziare con l’utilizzo del programma
Procedura
Al primo accesso selezionare la ditta e l’anno abilitato dai menu a tendina posti in alto a sinistra
Un messaggio chiederà all’utente se creare l’infrastruttura necessaria per lo svolgimento dell’attività di vigilanza per l’anno selezionato
Cliccando su “Si” verrà creata e visualizzata la dashboard principale dell’attività di vigilanza
Questa sarà composta da cinque fasi sequenziali:
- Elementi dell’incarico
- Organizzazione dei controlli
- Verbali delle verifiche
- Relazione al bilancio d’esercizio
- Stampa definitiva
N.B. La sezione “Relazione al bilancio di esercizio”, a differenza delle altre, potrebbe non essere presente nel caso in cui per la stessa ditta e per lo stesso anno sia stato abilitato anche il modulo della revisione legale.
In questo caso la relazione al bilancio di esercizio inerente all’attività di vigilanza svolta dal sindaco unico o collegio sindacale verrà redatta direttamente nella relazione finale di revisione e non si rende necessario duplicare l’adempimento anche all’interno del modulo dell’attività di vigilanza.
Elementi dell’incarico
Cliccando sul pulsante “Elementi dell’incarico” si accede a questa schermata
Lo scopo è quello di riepilogare gli elementi principali della ditta sottoposta e di rispondere a brevi quesiti per valutare i requisiti di indipendenza del Sindaco unico o membri del collegio sindacale.
Una volta compilato il questionario nelle conclusioni verrà riepilogato automaticamente se sussistono o meno tali requisiti.
Rispondendo “Si” ad una delle domande (per uno qualsiasi dei soggetti interessati in caso di collegio sindacale) il software indica come esito che “Sussistono cause di ineleggibilità e decadenza” per lo svolgimento dell’attività di vigilanza
Questo esito NON è vincolante, si potrà comunque procedere allo svolgimento delle fasi successive.
Nel caso in cui l’organo di controllo sia un collegio sindacale, oltre ai sindaci che saranno caricati in automatico dall’ anagrafica ditte, si avrà la facoltà di caricare anche i due membri supplenti.
Per farlo è sufficiente cliccare nell’apposita icona posta a fianco del supplente
E selezionare dalla maschera che si apre il soggetto incaricato (qualora non sia presente deve essere caricato nell’ anagrafica soggetti come visto nel paragrafo precedente relativo al caricamento dell’ anagrafica ditte).
Completate tutte le operazioni di caricamento, la sezione potrà essere segnata come completata
E successivamente potrà anche essere archiviata cliccando su archivia
in modo da generare il pdf che sarà possibile visualizzare/stampare cliccando sul tasto “Anteprima”
Se necessario, è possibile integrare nel PDF un commento in calce che può essere inserito nella sezione commento prima di completare la carta di lavoro
Una volta completata e/o archiviata, ritornando sulla dashboard iniziale, sarà possibile visualizzare le relative icone riepilogative nel pulsante principale
Questa operazione si ripeterà anche per fasi successive permettendo all’utente di avere un quadro riepilogativo sullo stato di avanzamento dei lavori.
Organizzazione dei controlli
Questa fase è propedeutica alla generazione dei verbali che si andranno a compilare nello step successivo e permette di generare le liste di documenti che saranno richiesti alla ditta per svolgere i successivi controlli.
Cliccando sul pulsante “Organizzazione dei controlli” di aprirà questa maschera
Sarà obbligatorio da parte dell’utente inserire la data PREVISTA del primo verbale.
Questo elemento è molto importante in quanto determinerà il lasso di tempo entro il quale l’utente potrà andare ad operare per lo svolgimento dei controlli, ossia 365 giorni a decorrere dalla data previsto del primo verbale.
La data prevista del primo verbale dovrà essere ricompresa tra il 01/01 e il 31/12 dell’anno acquistato, questo permette anche di determinare in sede di acquisto quale anno acquistare.
Ipotizziamo ad esempio di prevedere il primo verbale in data 01/04/2023, l’anno da acquistare sarà il “2023” e andiamo ad inserire la data prevista nell’apposito campo
A seguire dovrà essere indicato il primo trimestre per il quale verranno effettuati i controlli, nel nostro caso prevediamo di esaminare il trimestre gennaio-marzo.
Lo andremo quindi a selezionare nell’apposito campo
Il software a questo punto genera la tabella riepilogativa dei trimestri che saranno 4 trimestri (per un totale di 12 mesi) a decorrere da quello selezionato.
Così l’utente avrà la facoltà di iniziare nel trimestre di preferenza la propria attività di controllo, i seguenti verranno calcolati in automatico.
Ipotizziamo ad esempio di voler iniziare l’attività di controllo dal secondo trimestre Aprile-Giugno.
In questo caso la data prevista del prima verbale potrebbe essere il 03/07/2023
Il software aggiornerà in automatico la tabella dei trimestri oggetto di controllo garantendo la coperta dei 12 mesi
Effettuate le selezioni in base alle specifiche dell’utente cliccare su conferma per procedere alla fase successiva
N.B anche confermando sarà ancora possibile modificare queste selezioni fino al momento in cui non verrà compilata la prima lista dei controlli come riportato di seguito.
Cliccando su “Conferma” si aprirà la schermata riepilogativa delle liste dei documenti da richiedere per i verbali generati in base alle precedenti selezioni.
Ad esempio, nel caso in cui il primo verbale di verifica sarà Gennaio-Marzo, la situazione sarà la seguente
Nella parte superiore sono riportati i dati inseriti nella maschera precedente ed ancora modificabili
Se vengono modificati sarà necessario cliccare su “Rigenera documenti” per aggiornare la tabella sottostante.
A seguire verrà visualizzata la prima tabella contenente la lista dei documenti relativa ai 4 verbali generati in automatico dal sistema.
Aprendo una lista cliccando sul tasto corrispondente
Sara possibile visualizzare i documenti che potranno essere richiesti per svolgere i controlli nel relativo verbale.
In questa fase il software GB fornisce un innovativo aiuto nel determinare quali documenti richiedere in funzione del trimestre di riferimento.
Il software, infatti, preseleziona automaticamente i documenti “standard” che di prassi vengono richiesti per il periodo oggetto di verifica, guidando il sindaco nell’approccio ai controlli.
Fino questo punto è ancora possibile modificare la data prevista del primo verbale ed il primo trimestre di controllo.
Un apposito messaggio ci avvisa che, procedendo alla compilazione degli elenchi di documenti, i campi della data prevista del primo verbale e il trimestre di valenza saranno bloccati.
Quindi prima di procedere, controllare che le date in questi campi siano corrette.
Cliccando ad esempio sulla prima lista di documenti relativa al trimestre Gennaio-Marzo si aprirà questa schermata
Come prima indicazione va inserita la data prevista del relativo verbale
N.B. Può anche differire da quella prevista inserita in precedenza. Questa sarà la data definitiva di redazione del verbale dei controlli per il trimestre selezionato.
Nella tabella sottostante sono riportati tutti i documenti che possono essere richiesti, con preselezionati (spunta verde) quelli che GB ha impostato come standard per il trimestre di riferimento.
L’utente potrà includere od escludere i documenti a proprio piacimento modificando la selezione.
In qualsiasi momento potrà ripristinare la selezione di default cliccando sull’apposito tasto “Ripristina”
Sarà possibile, inoltre, aggiungere una riga per inserire un elemento a piacere in aggiunta a quelli proposti.
Per farlo è sufficiente cliccare sul tasto “+” in fondo alla tabella ed inserire la descrizione del documento
Una volta inserito, cliccando sull’icona del cestino, è possibile eliminarlo
Completate le operazioni è possibile salvare con l’apposito pulsante oppure è possibile segnare direttamente come completata la fase con l’apposito pulsante (in questo caso il salvataggio è automatico).
N.B. Si ricorda che salvando, da questo momento in poi la data prevista del primo verbale e il primo trimestre di riferimento (e di conseguenza tutte le liste di documenti per i verbali trimestrali) saranno bloccate. Per qualsiasi modifica sarà necessario contattare l’assistenza di GBSoftware.
Tornando alla schermata di compilazione della lista, una volta completate le selezioni si procederà alla creazione del verbale collegato.
Per farlo, dopo aver segnato come completata la carta di lavoro, basta cliccare su “Genera verbale”
Un messaggio ci avviserà quando l’operazione è stata completata
Cliccando su “Vai al verbale associato” sarà possibile aprire direttamente il verbale creato.
Viceversa, si ritorna alla schermata precedente per eventualmente accedere in un secondo momento dalla pagina principale dell’applicazione.
Qualora l’utente abbia la necessità di compilare un verbale per un periodo diverso da quelli trimestrali proposti in automatico, come ad esempio un verbale di insediamento, potrà essere utilizzata la sezione specifica relativa alla “Lista elenco documenti verbali personalizzati”
Cliccando sul tasto “+” sarà possibile aggiungere una lista di documenti personalizzata.
Si aprirà la seguente maschera
Dove andare a specificare il titolo del verbale, la data di redazione e la validità dal – al.
Nel caso delle liste personalizzate non ci sono vincoli particolari di date, ad esempio nel caso del verbale di insediamento potrebbero addirittura coincidere tutte e tre.
L’unico vincolo è che siano ricomprese nell’arco di 365 giorni dalla data presunta del primo verbale.
A differenza dei verbali trimestrali generato dal sistema, in questo caso non sarà possibile avere delle preselezioni dei documenti da richiedere.
Sarà cura dell’utente scegliere i documenti necessari per lo specifico controllo, tenendo conto la possibilità di poterne caricare di personalizzati come visto in precedenza.
Si potrà monitorare lo stato di tutti i verbali nell’apposita tabella riepilogativa
Nel caso in cui si intenda modificare una lista per la quale è stato generato già il relativo verbale, dopo aver riaperto la lista con il tasto “Apri”
Si potranno nuovamente effettuare le modifiche per poi segnare di nuovo la lista come completata.
Nel momento in cui si va a generare di nuovo il verbale associato un messaggio ci avvisa che ne è stato già generato uno in precedenza
Cliccando “Si” il precedente verbale, incluso delle eventuali parti già compilate, verrà sovrascritto.
Quindi procedere con molta cautela alla sovrascrittura di un nuovo verbale per evitare la cancellazione di eventuali dati già compilati.
Verbali delle verifiche
All’interno di questa sezione verranno riepilogato tutti i verbali generati dalla precedente fase “Organizzazione dei controlli”
N.B. Verranno visualizzati solo i verbali generati dopo aver cliccato su “Genera verbali” nel relativo elenco di documenti visto al paragrafo precedente.
Da questa sezione, oltre ad avere una panoramica sui verbali creati e le relative informazioni generali, sarà possibile accedere al loro interno per la compilazione cliccando sull’apposito tasto
Qualora si renda necessario modificare la data di un verbale già generato nella procedura occorre tornare alla fase di “Organizzazione dei controlli”, aprire (mediante l’apposito tasto “Apri”) la lista elenco documenti riferita al verbale di cui si vuole modificare la data, infine modificare la data. Al completamento della lista documenti in automatico verrà sostituita anche la data sul verbale corrispondente.
Attenzione. Non è necessario cliccare sul pulsante “Genera verbale” il quale ha invece la funzione di generare un nuovo verbale, cancellando sovrascrivendo quello esistente qualora sia già stato generato.
Una volta aperto il verbale interessato, sarà possibile procedere alla compilazione
Nella colonna di sinistra verranno visualizzate le parti del verbale attivate per la compilazione in maniera automatica (spunta verde) in base alla selezione di documenti che è stata effettuata nella fase precedente.
L’utente avrà comunque la possibilità di modificare questa selezione includendo od escludendo le singole sezioni cliccando sul tasto in corrispondenza del paragrafo interessato
Cliccando ad esempio sul tasto sopra indicato relativo agli “Elementi dell’incarico”, nel caso in cui la sezione sia composta da più sotto-sezioni, si avrà la possibilità di effettuare la selezione/deselezione massiva di tutte le sottosezioni
Oppure specifica per una sottosezione
Per supportare l’utente nella scelta, cliccando sul rigo corrispondete alla voce da includere/escludere, sotto verrà visualizzata una anteprima del testo che si andrà ad includere/escludere
Un altro modo per effettuare la stessa operazione è quello di entrare direttamente in modifica della sezione interessata
E poi andare ad includere od escludere le sottosezioni direttamente dai riquadri di compilazione a destra
Una volta inclusi con il tasto “+” diventeranno modificabili
E viceversa escludendoli con il tasto “-“.
Per compilare un paragrafo incluso è sufficiente cliccare sul pulsante di modifica ed andare ad integrare tutti i dati mancanti evidenziati in giallo
Fintanto che nel paragrafo risultano presenti delle parti in giallo non compilate, un triangolo una icona gialla ci avvisa che per quello specifico paragrafo risultano delle parti non compilate
Per completarle quindi compilare le parti in giallo ed eliminare l’eventuale evidenziazione residua con l’apposito tasto dell’editor
Effettuata l’operazione per tutti i paragrafi (o sottoparagrafi) inclusi, l’icona di avviso non sarà più visibile
Ripetere questa operazione per tutti i paragrafi da compilare fino alla completa eliminazione delle icone di avviso.
In alcune parti, come il paragrafo relativo alla crisi d’impresa, l’icona di avviso assume un colore rosso
Questo sta ad indicare che è necessario rispondere a dei quesiti per completare il paragrafo.
Una volta risposto ai vari quesiti, anche in questo caso l’icona corrispondete non sarà più visibile
In alcune sezioni vengono proposte delle alternative di risposta all’interno del paragrafo come in questo esempio
In questo caso l’utente dovrà scegliere quale descrizione mantenere, cancellando quella che non intende utilizzare.
Tutti i paragrafi contenenti dei testi di default proposti nel text editor sono integrabili a piacere da parte dell’utente, il quale potrà apportare tutte le modifiche necessarie
In qualsiasi momento l’utente potrà ripristinare il testo di default cliccando sull’apposito tasto in corrispondenza del paragrafo
Un avviso chiederà conferma se procedere o meno al ripristino in quanto le eventuali modifiche apportate verranno eliminate e sovrascritte dal testo base
Cliccando su conferma si procederà al ripristino, qualora non si intenda procedere è sufficiente annullare l’operazione cliccando sul tasto “annulla”.
Completate tutte le operazioni di controllo e scrittura del verbale (nessuna icona di avviso presente), si potrà procedere al completamento del verbale cliccando sull’apposito tasto
Solo dopo averlo segnato come completato, sarà possibile archiviarlo generando il PDF del verbale
Dopo l’archiviazione sarà possibile visualizzare, stampare o scaricare il PDF dal tasto “Anteprima”
Relazione al bilancio d’esercizio
Questa sezione sarà disponibile qualora per la ditta e l’anno selezionato non sia stato abilitato anche il modulo Revisione Legale di GBSoftware.
In questo caso la relazione al bilancio di esercizio, incluse le specifiche inerenti all’attività svolta in materia di vigilanza del sindaco o collegio sindacale, saranno redatte direttamente nella relazione finale di revisione predisposta nell’applicazione Revisione Legale di GB.
Viceversa, se per la ditta e l’anno selezionato risulta abilitata SOLO l’applicazione “Attività di vigilanza” sarà disponibile l’apposito tasto all’interno dell’applicazione per predisporre la relazione al bilancio d’esercizio
Entrando sulla carta di lavoro, l’utente potrà compilare la relazione al bilancio di esercizio utilizzando i template forniti da GB oppure scrivendo direttamente nel text editor (ad esempio anche copiando e incollando da un foglio Word esterno) la relazione in base alle proprie specifiche.
Nel caso si intenda utilizzare i template di GB, sarà sufficiente cliccare sull’apposito tasto per scaricare il format di base
Il software genererà il template in base alla tipologia di organo di controllo inserito in anagrafica ditta
Procedendo al caricamento verrà inserito il testo base all’interno del text editor
Con la stessa logica vista per la compilazione delle sezioni dei verbali delle verifiche, anche in questo caso l’utente dovrà apportare le dovute modifiche alle parti evidenziate ina base alle proprie necessità.
Nello specifico dovranno essere ricontrollate e/o compilate le parti in giallo
Cancellando eventualmente la parte evidenziata selezionandola e poi cliccando l’apposito tasto
In alcune parti invece vengono proposte delle alternative evidenziate in verde come in questo esempio
L’utente, come in questo caso, dovrà scegliere quale delle due frasi utilizzare cancellando quella scartata.
Infine, le parti in viola indicano le parti che possono essere utilizzate o meno a seconda delle esigenze dell’utente
In questo esempio si potrà decidere su inserire o meno nella relazione anche i punti dal 27 al 30.
Quindi basterà cancellare quelli che non interessano avendo l’accortezza di cancellare anche la scritta evidenziata in viola.
Completate tutte le operazioni di controllo, prima di procedere al completamente della relazione, controllare che non siano più presenti parti evidenziate.
Qualora si proceda al completamento (cliccando sul tasto completata in alto a sinistra) con delle parti evidenziate ancora presenti, un messaggio non bloccante avviserà l’utente dell’anomalia
Dopo aver segnato come completata la relazione, cliccando sul tasto Archivia, verrà generato il PDF della relazione.
L’anteprima sarà visualizzabile cliccando sull’apposito pulsante
Dall’anteprima sarà possibile procede al download o la stampa in bozza (per la stampa definitiva vedere il paragrafo successivo)
Stampa definitiva
Quest’ultima sezione serve a gestire le stampe definitive delle relazioni, cliccandoci infatti verrà mostrata una tabella riepilogativa dei verbali e/o relazione finale archiviate.
Nel caso dei verbali verrà indicata la data del verbale, il titolo, la procedura con cui è stato generato (A = automatica, P = personalizzata), periodicità e data di copertura del controllo.
Cliccando sull’icona di stampa, dopo un messaggio di conferma, si procederà alla stampa definitiva del documento che andrà inserito nel libro bollato
Una spunta verde nella tabella riepilogativa avvisa l’utente che il documento è stato stampato in definitiva
Cliccando sull’icona della lente potrà essere rivisto il documento definitivo
Se andando nella sezione dei verbali si prova a riaprire per la modifica un verbale già stampato in definitiva, un messaggio avvisa dell’anomalia
Nel caso in cui si intenda modificare un verbale già stampato in definitiva cliccare Su “Si”, effettuare le modifiche e poi archiviare nuovamente il verbale modificato.
Tornando nella sezione delle stampe definitive il verbale presenta ora un’icona di allerta che sta ad indicare un verbale che deve essere stampato nuovamente e che era stato già stampato in precedenza.
Procedendo alla stampa cliccando sull’apposita icona verrà ristampato nuovamente
Per avere info sulle date di eventuali ristampe sarà sufficiente cliccare sull’icona della spunta verde.
Un ulteriore controllo viene svolto in fase di apertura della stampa definitiva, infatti se vengono
Verrà visualizzato l’utente che ha effettuato la stampa, la data e l’ora.
Un ulteriore controllo in fase di aperture delle stampe definitive restituisce all’utente un messaggio di allerta nel caso risultino dei verbali in fase di compilazione ma non ancora archiviati
Integrazioni con Crisi d’impresa
L’integrazione prevede la possibilità di scaricare in automatico gli esiti delle sezioni nel verbale dell’attività di vigilanza nelle sezioni:
- Adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile
L’integrazione prevede l’upload automatico del questionario riferito all’adeguatezza dell’assetto organizzativo amministrativo e contabile compilato nella valutazione oggetto di importazione e del riporto dell’esito della valutazione nel campo commento.
- Crisi d’impresa
Dopo aver selezionato la valutazione oggetto di importazione
le riposte del questionario saranno automaticamente compilate in base alle risultanze della valutazione selezionata.
